Digitale Vertragsabschlüsse in Filialen und online sind dabei nicht nur im Sinne der Nachhaltigkeit sinnvoll, sondern werden auch zunehmend von Kunden erwartet. Für Datenänderungen oder Abschlüsse in eine Sparkassenfiliale fahren? Das ist insbesondere für viele jungen Kunden kaum denkbar. Und kommt es doch dazu, schleppen diese Kunden stapelweise AGBs, Leistungsverzeichnisse und Datenschutzerklärungen nach Hause, wo sie so lange einstauben, bis sie beim nächsten Umzug aussortiert werden.
Natürlich sind diese Unterlagen wichtig, doch geht das heute nicht auch digital? Ob Dispokreditbeantragung in der Internetfiliale, Kontowechsel zwischen verschiedenen Sparkassen oder als Berater:in in der Filiale – gefragt sind fallabschließende Prozesse, die papierarm, aber rechtssicher sind.
Als Digitalisierungspartner der Sparkassen-Finanzgruppe greift die Finanz Informatik einen wesentlichen Optimierungsansatz auf: die Digitalisierung von Unterschriften. Denn etablierte Verfahren gibt es bereits, wie die PenPad- der iPad-Signatur für Verträge ohne Schriftformerfordernis. Auf diese Weise konnten alleine im 1. Quartal 2022 über 15 Millionen Dokumente digital unterzeichnet werden.
Dabei handelt um sogenannte einfache und fortgeschrittene Signaturen. Einfache Signaturen eignen sich für Verträge ohne Formvorschrift und mit geringem Haftungsrisiko – wie etwa das Unterzeichnen von Kassenbelegen, Service-Aufträgen wie Adressänderungen oder das Einrichten von Vollmachten. Die fortgeschrittene Signatur kann auch für Vorgänge mit geringer Schriftformerfordernis genutzt werden. Das ist etwa der Fall, wenn es darum geht, eine Willenserklärung zu einem bestimmten Vorgang beweissicher und rechtskonform zu dokumentieren.
Da die Bankenbranche stark reguliert ist, wird zunehmend auf die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) zurückgegriffen. Die QES basiert auf asymmetrischer Kryptografie und ist dabei rechtlich mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt. So können auch Verträge mit Schriftformerfordernis und maximaler Beweislast, wie beispielsweise Kreditverträge, rechtssicher unterzeichnet werden.
Einzige Voraussetzung zur Nutzung der QES für Kunden ist ein SMS-fähiges Mobiltelefon. Neben Kundenunterschriften ist es auch für Sparkassen möglich, durch sogenannte Unternehmenssiegel, eine Art Unternehmensunterschrift zu leisten. Dies wird insbesondere für Kreditverträge empfohlen.
Doch wie läuft die digitale Signatur eigentlich ab? Zunächst werden Kunden im Rahmen des Signaturprozesses identifiziert, gegebenenfalls neu legitimiert und einer Mobiltelefonnummer zugeordnet. Es folgt eine Übersicht über die zu signierenden Dokumente und rechtliche Hinweise. Nach Bestätigung erhalten Kunden eine SMS mit einem Einmalpasswort in Form einer sechsstelligen Zahl. Dieses Passwort ist fünf Minuten gültig, wodurch missbräuchliche Verwendung vorgebeugt werden soll. Im Signaturvorgang eingegeben, wird so das signierte Vertragsdokument erstellt und im Online-Kundenpostfach hochgeladen. Zusätzlich erfolgt die digitale Archivierung der Dokumente in den Sparkassen oder bei den Verbundpartnern.
Die Vorteile liegen in der vollständig digitalen Verarbeitung, mit der eine fallabschließende Beratung ohne Medienbrüche realisiert werden kann. Durch die sogenannte Stapelsignatur, also die Unterzeichnung mehrerer Dokumente in einem Vorgang, wird zudem die Effizienz der Prozesse erhöht.
Durch die Verbindung mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) werden in den Sparkassen inzwischen eine Vielzahl der Verträge elektronisch unterschrieben. Insgesamt über 18.000 Kundenunterschriften allein im zweiten Quartal 2022 – Tendenz steigend. In der zweiten Jahreshälfte 2022 unterstützt die Finanz Informatik darüber hinaus die Nutzung der digitalen Signatur bei Prozessen der S-Kreditpartner.
Für die Zukunft sind weitere Entwicklungen geplant: Denn mit der Implementierung der QES ist ein wichtiger, erster Schritt für die Digitalisierung von Produktabschlüssen in Sparkassen getan. Letztlich gibt es für jeden vorstellbaren Bankprozess einen passenden Signaturvorgang, wobei je nach Szenario das Kundenerlebnis und die rechtlichen Anforderungen abgewogen werden müssen.
Ein wichtiger Meilenstein in der Weiterentwicklung der digitalen Signatur ist die Umsetzung einer Omnichannel-Lösung, die es ermöglichen soll, künftig Signaturen auf verschiedenen Wegen und zu verschiedenen Zeiten zu leisten. So sollen mehrere Personen zukünftig kanal- und zeitunabhängig in der Lage sein, einen gemeinsamen Kreditvertrag digital zu unterzeichnen – ganz ohne Anfahrt und schwere Papierstapel.
