Die Dokumenten-Drehscheibe für Verbundpartner

Einfach, schnell und papierlos

Die »Dokumenten-Drehscheibe für Verbundpartner« verbindet Sparkassen und andere Institute mit ihren Verbundpartnern, wie zum Beispiel mit den Landesbausparkassen (LBS). Über diese neue Funktion können Institute elektronisch signierte Dokumente digital und damit papierlos an die LBS übertragen. Das spart Zeit, Kosten und Ressourcen.

Prozesse digitalisieren, Ausdrucke vermeiden und damit Papier einsparen sowie insgesamt Abläufe einfacher und schneller gestalten – das steht bei vielen Instituten ganz oben auf der Agenda. In dieses Konzept passt die neue »Dokumenten-Drehscheibe für Verbundpartner« sehr gut, denn hierüber kann die Übertragung von elektronisch signierten Dokumenten z. B. in OSPlus-LBS-Prozessen von Instituten an die Landesbausparkassen stattfinden. Das unterstützt die Digitalisierung des Bauspargeschäfts – auf allen Seiten. Die DekaBank und auch die Sparkassen-Versicherung sind bereits an die Dokumenten-Drehscheibe angeschlossen, die seit Ende letzten Jahres aktiv ist. 

Franziska Klauck
Mitarbeiterin Produktmanagement Bausparen, BW-Bank 

»Die Dokumenten-Drehscheibe ermöglicht uns, die elektronisch unterschriebenen LBS-Dokumente direkt an die LBS weiterzuleiten. Hierdurch entfällt der Ausdruck der Unterlagen sowie der Versand per Hauspost – und verloren gehen die Dokumente auf dem Postweg auch nicht mehr. Die LBS profitiert ebenfalls davon, da ihr die Unterlagen schneller vorliegen und diese direkt digital archiviert werden können, ohne vorherigen Scan der Unterlagen. Da wir die Unterschriften-Pads seit Anfang August nicht mehr im Einsatz haben, wird die Möglichkeit der digitalen Einreichung aktuell noch wenig von den pilotierenden Filialen genutzt. Dennoch freuen wir uns, die Dokumenten-Drehscheibe zukünftig dem Gesamtvertrieb zur Verfügung zu stellen und für weitere Prozesse zu nutzen. Denn wenn die Kunden mit Hilfe des iPads die Unterlagen unterschreiben, bringt die Dokumenten-Drehscheibe eine erhebliche Erleichterung in der täglichen Arbeit für uns – und natürlich auch für unsere angeschlossenen Verbundpartner.«

 
Und so funktioniert´s:

Schließt ein Kundenberater oder ein hauptamtlicher Außendienstmitarbeiter der Landesbausparkassen einen Bausparvertrag mit einem Kunden ab, können die mittels PenPad, SignPad oder iPad elektronisch unterschriebenen Dokumente mit Vorgangsabschluss über die Funktion der Dokumenten-Drehscheibe direkt zur Landesbausparkasse (LBS) übertragen werden. Ausdrucke müssen nicht mehr papierhaft an die LBS per Post verschickt werden. Die bei der LBS empfangenen Dokumente können so direkt im dezentralen LBS-Archiv abgelegt und gespeichert werden.

Das reduziert Service- und Nachfolgetätigkeiten im Verbundpartnergeschäft in den Instituten. Und es reduziert Aufwände für die optische Archivierung von Kundendokumenten bei den Landesbausparkassen. Außerdem sind die Verträge damit in Echtzeit und mit einer rechtsgültigen Unterschrift abgeschlossen. Somit entfällt das Warten auf die Rücksendung signierter Dokumente; auch Laufwege zur Post oder Portogebühren fallen nicht mehr an. Das senkt Kosten und spart Zeit.

Bausparkunden profitieren

Auch für die Bausparkunden zahlt sich die Dokumenten-Drehscheibe aus: Kein Warten auf postalisch versendete Unterlagen – im Online-Banking können sie jederzeit die signierten Dokumente abrufen. Außerdem punkten Institute ihren Kunden gegenüber mit den Themen Ressourcenschonung, Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Die Dokumenten-Drehscheibe stellt technisch eine Zwischenablage für Daten und Dokumente dar. Die Übermittlung von Instituten an die Verbundpartner erfolgt über die Eingangs- und Ausgangsschnittstelle der Verbundpartner-Anbindung an die Services der Finanz Informatik. Die Nutzung ist nur im Rahmen einer elektronischen Signatur möglich. 

Michael Steeb
Verbundbeauftragter Vetriebsmanagement/Strategisches VertriebsCenter, Sparkasse Ulm

»Nicht nur bedingt durch Corona treiben wir seit circa zwei Jahren intensiv den Ausbau unserer digitalen Services voran. Dies betrifft alle Bereiche von der Beratung über den Eigenabschluss des Kunden in der Internet-Filiale bis zur Vereinfachung im Back-Office. Wir haben derzeit noch keine PenPads etc. im Einsatz. Gerne machen wir trotzdem den kleinen Umweg des Ausdruckens und Einscannens, um die Anträge in die digitale Form zu bekommen und dann im Anlageprozess wieder hochzuladen. Die Vorteile für uns und die LBS im Bereich der Zeit- und Arbeitsersparnis, sowie die Minimierung des Verlustrisikos der Anträge auf dem Bearbeitungsweg, sind viele gute Gründe dieses Angebot zu nutzen. Vielen Dank für diese Möglichkeit.«

 

Zurzeit sind folgende LBS-Geschäftsprozesse angebunden: Bausparvertrag einrichten – mit OSPlus-Portal und auch mit OSPlus_neo, LBS-Freistellungen verwalten und die Finanzierungsberatung im Außendienst. Die Integration weiterer OSPlus-LBS-Geschäftsprozesse erfolgt sukzessive im Rahmen der Jahresplanung durch die LBS-Gruppe. Auch die Möglichkeit eines manuellen Uploads von Dokumenten, z.B. Kopien von Legitimationspapieren, und der elektronischen Weitergabe über die Dokumenten-Drehscheibe an die jeweils zuständige LBS, wird künftig realisiert. 

Seit Juni dieses Jahres läuft die Pilotierung für den Gesamtprozess, der Flächen-Rollout schließt sich dann nach erfolgreichem Abschluss an. Institute, die an der Nutzung der Dokumenten-Drehscheibe interessiert sind, wenden sich einfach an ihre Kundenberatung.