Roter Koffer kommt per Bits und Bytes

Wann hatten Sie zuletzt ein Telefonbuch in der Hand? Ein zentimeterdickes Buch mit allen Namen, Adressen und Telefonnummern der Einwohner einer Stadt, das kostenlos in jeder Telefonzelle – auch eine inzwischen rar gewordene Antiquität – und einmal jährlich im Briefkasten lag. Um es abzukürzen: Die Leser dieses Buchs werden eher weniger. Wer eine aktuelle Nummer oder Anschrift sucht, landet heute stattdessen bei den üblichen Suchmaschinen. 

Kontoauszüge, Listenübersichten und sonstige papierhafte Belege in den Sparkassen – auch ihre Tage dürften gezählt sein. Denn was man dabei nicht vergessen darf: In der Vergangenheit mussten Kurierfahrer an fünf Tagen in der Woche durch ganz Deutschland fahren, um unter anderem Kontoauszüge oder Kundenanschreiben innerhalb weniger Stunden zu den entsprechenden Sparkassen-Filialen zu bringen. Diese Kurierfahrer legten pro Woche zusammengerechnet etwa 180.000 Kilometer zurück – das entspricht der vierfachen Länge des Erdumfangs.

Bernhard Lackner Mitarbeiter in der Prozessorganisation, Kreissparkasse Traunstein-Trostberg »Die Kreissparkasse Traunstein-Trostberg hat sich bereits in den letzten Jahren damit beschäftigt, die Prozesse hinsichtlich der Listenbearbeitung und Ausgabe von Kontoauszügen an ihre Endkunden zu optimieren. Deswegen haben wir spontan zugesagt, als wir von der FI gefragt wurden, ob wir für die dritte große Druckgutart im Institutsversand – die HK-Auszüge – zeitnah nach dem Release-Einsatz die neue Option zur Einstellung ins Archiv administrieren wollten. Direkt nach dem ersten Piloten haben wir gemeinsam mit den Spezialisten der FI für die ersten drei Konten Duplikatskontoauszüge ins Archiv eingestellt – ganz nach den Informationen und Hinweisen der Release-Anlage. Unabdingbar dafür war, dass ein Kollege und ich uns im Vorfeld die Rechte geholt haben, um im Archiv- und Ereignissystem diverse Einstellungen selbst vornehmen zu können. Die Administration zur Erstellung der  Duplikatskontoauszüge war dabei noch die einfachste Übung. Wie ging es weiter? Nachdem wir uns in den ersten Tagen vom Erfolg der Umstellung überzeugt hatten, haben wir damit begonnen, in sämtlichen Abteilungen, die bisher physikalische HK-Auszüge erhalten haben, deren Konten nach einer bestimmten Matrix umzustellen. Der Prozess schreitet voran – schon bald erfüllen wir sämtliche Voraussetzungen für die Umstellung vom täglichen Kurier auf eine zeitverzögerte Zustellung per Paket. Damit kommen wir als Kreissparkasse unserem Ziel der CO2-Reduktion und der Einsparung von Druck- und Kurierkosten einen großen Schritt näher.«

Entscheidende Weichen sind gestellt 

Seit 2018 beschäftigt sich der Bereich »Output Produktion« der Finanz Informatik deshalb intensiv mit der Umstellung und Optimierung der Druck- und Kurierprozesse. Ende 2019 stand fest, dass es für die Sparkassen Lösungen gibt, die den Versand von Listen und Kundenkontenauszügen in die Institute überflüssig machen. Allein für die Auszüge der Hauptbuchkonten (HK) fehlte seinerzeit noch eine komfortable Lösung für die Abstimmung, die aber mit OSPlus-Release 21.0 bereitgestellt wurde. Dank umfangreicher Erweiterungen können im OSPlus nun auch HK-Auszüge digital abgerufen, bearbeitet und abgestimmt werden.

Sparkassen sind nun in der Lage, die Kontoauszugserstellung so zu administrieren, dass die HK-Auszüge direkt im Zentralen Dokumentenarchiv der FI hinterlegt werden. Der zugeordnete Bearbeiter wird über das Ereignissystem benachrichtigt. Bearbeitungsvermerke im Ereignissystem können bei entsprechender Administrierung durch die Institute archiviert und für das Interne Kontrollsystem (IKS) genutzt werden. Im Frühjahr 2021 liefen die ersten Tests vor dem Release-Einsatz zu OSPlus 21.0. Entscheidend war in dieser Phase, mit einem ersten Piloteinsatz zu prüfen, ob eine Einführung mithilfe der Anleitungen in der Release-Anlage möglich ist. Gemeinsam mit der Kreissparkasse Traunstein-Trostberg im Chiemgau konnten für die ersten drei Konten Duplikatskontoauszüge erfolgreich ins elektronische Archiv eingestellt werden (siehe Folgeseite) – Test erfolgreich bestanden.

Bis Ende Juli hatten bereits ein Drittel der Sparkassen mindestens ein HK-Konto auf die neue Versandart umgestellt. Natürlich gab es in dieser Phase noch Nachfragen aus den Instituten. Wiederkehrende Fragen wurden in die FAQs aufgenommen, die im Kundenportal veröffentlicht und regelmäßig ergänzt werden. Eine häufig gestellte Frage, die in den FAQs beantwortet wird, zeigt jedoch zugleich, dass die Sparkassen bereits weiter in Richtung einer kompletten Digitalisierung denken: »Wie kann ich einen eingescannten Beleg ebenfalls ins Archiv einstellen, damit ich den Zusammenhang von Kontoauszug und Beleg erkenne?«

Was ist jetzt zu tun?

Nun sind alle Institute am Zug, ihre Prozesse zu optimieren und den Druckoutput im Institutsversand auf ein Minimum zu reduzieren. Für jeden der bisherigen »Roten Koffer« stellen sich heute die gleichen Fragen: Was wird noch gebraucht? Mit welcher Dringlichkeit? Und was kann ich gleich komplett digitalisieren? Die Empfehlung der FI ist eindeutig: Neben der digitalen Abstimmung der HK-Auszüge sollten die Kundenkontoauszüge im ePostfach archiviert und Listen digital recherchiert werden. Einer Umstellung auf Paketversand steht dann nichts mehr im Weg. 

Ziel für …
2022: Umstellung auf Paketversand
2025: Komplett digital!

Im kommenden Jahr wird es einen weiteren wichtigen Meilenstein geben: Bis Ende Juni 2022 wird die derzeitige Kurierlogistik eingestellt und durch einen Versand als versiegeltes Paket ersetzt werden. Nicht mehr eigens eingesetzte Kuriere werden ab diesem Zeitpunkt für die Institute unterwegs sein, sondern die ohnehin bereits vorhandenen Logistik-Dienstleister wie zum Beispiel DHL. Durch den Wegfall der Kurierlogistik können bis zu drei Millionen Euro pro Jahr gespart werden und natürlich eine ganze Menge CO2. Doch auch diese Umstellung bleibt nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zum großen Ziel: Ab Januar 2025 sollen alle bisherigen Druck-Outputs komplett digitalisiert und ein Versand von Belegen überflüssig sein.