Zwei Termine sind für die Institute der Sparkassen-Finanzgruppe von besonderer Bedeutung: das OSPlus-Release im Frühjahr und im Herbst. Vielfältige Informationenbegleiten die Einführung der neuen und weiterentwickelten Anwendungen und Funktionen in den Sparkassen. Wie gut erfolgt dort die Umsetzung in der Praxis? Wo läuft es reibungslos und wo könnte es Nachbesserungsbedarf geben? Neben der etablierten Release-Befragung ist die seit OSPlus-Release 24.1 bei allen Sparkassen durchgeführte Praxisfeedback-Befragung ebenfalls ein zentrales Element im Dialog mit den Instituten. Sie wird etwa acht bis zehn Wochen nach jedem OSPlus-Release durchgeführt und gibt den Anwendern die Möglichkeit, ihr Feedback zu den neuen Funktionen und Verbesserungen mitzuteilen. So unterstützen Praxiserfahrungen dabei, künftige OSPlus-Releases noch stärker an den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer auszurichten.

Wie läuft ein Praxisfeedback ab?

Die Praxisfeedback-Befragung richtet sich grundsätzlich an alle Sparkassen. Ziel ist es, detaillierte Rückmeldungen zu Einsatz, Praxisreife und PPS-Prozessen für ausgewählte Anwendungen und Funktionen aus dem OSPlus-Release zu erhalten. Alle Institute bekommen nach dem Gesamteinsatz für 20 bis 30 Anwendungen bzw. Funktionen jeweils eine Einladung zur Online-Befragung. Die Häuser können dabei selbst entscheiden, ob alle Einladungen an eine zentrale Person adressiert oder ob die einzelnen Einladungen je nach Thema an die fachlichen Entscheiderinnen und Entscheider gesendet werden sollen. Die so gewonnenen Ergebnisse werden z. B. im Anwendungs- und Prozessplanungsausschuss (APA) oder Sparkassen-Board (SKB) vorgestellt und dienen als Entscheidungsgrundlage für die weitere Roadmap. Übrigens: Nach Abschluss der Befragung bekommen auch die teilnehmenden Sparkassen eine Übersicht über ihre Ergebnisse. 

Bei der letzten Befragung gab es fast 5.500 Rückmeldungen. 95 Prozent aller Sparkassen haben mindestens eine der 27 Einzel-Befragungen abgeschlossen. Die durchschnittliche Antwortquote je Verbandsgebiet ist jedoch sehr unterschiedlich. 59 Prozent aller möglichen Feedbacks wurden bislang durchschnittlich abgegeben. Warum eine höhere Beteiligung wichtig ist, berichten zwei beteiligte Sparkassen aus der Praxis.

Feedback zum Feedback

Wie kommt dieses Instrument in den Sparkassen an? Dazu hat das FI-Magazin zwei Institute interviewt, die die Praxisfeedback-Befragung intensiv nutzen: die Kreissparkasse Heidenheim und die Sparkasse Trier. Beide Häuser organisieren die interne Bearbeitung der Fragen leicht unterschiedlich, kommen am Ende jedoch zu einem ähnlichen Fazit. 

Was hat die beiden Häuser überhaupt zur Teilnahme motiviert? Für Alexander Seeger, Leiter Organisation der Kreissparkasse Heidenheim, gibt es dafür gute Gründe: »Wir sehen die Befragung als Teil eines ganzheitlichen Release-Prozesses und sehen auch die Vorteile einer koordinierten Rückmeldung bis in die FI. Nur dann ist es aus unserer Sicht möglich, gegebenenfalls notwendige Nachbesserungen in einzelnen Themen zeitnah durch die FI anzugehen.« Ähnlich sieht man es in der Sparkasse Trier: »Digitale Prozesse sind für unsere Mitarbeitenden und Kunden ein wesentlicher Faktor. Aus diesem Grund haben wir auch hohe Erwartungen an die Systeme und Prozesse, die zentral bereitgestellt werden.

^{Alexander Seeger; Leiter Organisation Kreissparkasse Heidenheim}
Für deren Weiterentwicklung und Verbesserung wollen wir Input geben. Nur eine breite Beteiligung gewährleistet, dass die Ergebnisse Gehör finden. Wir merken, dass das Feedback ernstgenommen wird und die Ergebnisse z. B. auch in den Großprojektteams (GPTs) diskutiert wurden«, betont Jochen Klee, Abteilungsleiter Organisation, Sparkasse Trier.

Die Organisation und das Weiterleiten der Fragen im eigenen Haus spielen für beide eine wichtige Rolle. Dazu Alexander Seeger: »Die jeweiligen Neuerungen der OSPlus-Release werden bereits zum FI-Bereitstellungstermin mit dem Vorstand unseres Hauses besprochen und durch die von den Fachbereichen vorgeschlagene und begründete Vorgehensweise zu den einzelnen Themen abgestimmt. Hierbei hilft uns unsere in der IT-Strategie grundsätzlich klar definierte Priorisierung der bereitgestellten FI-Lösungen.« 

_{Jochen Klee; Abteilungsleitung Organisation Sparkasse Trier}

Die frühzeitige Anlagenbearbeitung, gepaart mit der entsprechenden Priorisierung der Release-Umsetzung bis in den Vorstand, sei dabei der Grundstein zur Bearbeitung der zeitnahen Befragung. Für die Verteilung der Umfragen nutzt Heidenheim das System des Versands an die Fachbereiche.
Diese werden bei der Bearbeitung dann vom Release-Management innerhalb der Gruppe Prozessmanagement begleitet. Die Geschwindigkeit spreche für dieses Vorgehen: »Auch für die aktuelle Praxisfeedback-Befragung haben wir unser Ziel, jeweils alle Themen vollständig an die FI zurückzuspiegeln, wieder erreicht«, stellt Alexander Seeger zufrieden fest.

Die Sparkasse Trier ist von Anfang an bei der Befragung dabei und hat im Rahmen der SKB-Arbeitsgruppe sogar maßgeblich an ihrer Entwicklung mitgewirkt. »Der Auftrag kam aus dem APA. Wir und sieben weitere Sparkassen haben uns in regelmäßigen Meetings mit der FI über das Konzept ausgetauscht. Die erste Befragung haben acht Sparkassen dann Anfang 2024 durchgeführt. Damals waren es nur zwei Themen. Mit der Befragung zum OSPlus-Release 24.0 haben wir die Anzahl der Sparkassen und Themen deutlich gesteigert und letztlich im ersten Quartal 2025 auf alle Sparkassen ausgerollt. Uns war es dabei wichtig, auch ständiges Feedback zu geben und die Vorgehensweise zu verbessern – so konnte die Verteilung der Befragungen optimiert und die Zwischenstandsmeldungen implementiert werden«, erläutert Jochen Klee. Die Sparkasse in Rheinland-Pfalz verteilt ihre einzelnen Umfrageeinladungen über eine zentrale Ansprechpartnerin – sie ordnet bereits im Vorfeld die Themen den Prozessverantwortlichen zu. Dazu Release-Koordinatorin Kirstin Gaspers: »Vor dem Befragungsstart informieren wir unsere Prozessverantwortlichen, die federführend in der Bearbeitung der Release-Neuerungen sind.
Sie befüllen die Antworten und halten bei Bedarf mit den betroffenen Fachbereichen Rücksprache. Den Bearbeitungsstand halten wir zentral nach. Hierfür ist die von der FI bei der letzten Befragung neu eingeführte Status-E-Mail sehr hilfreich.«

_{Kirstin Gaspers; Beraterin Organisation und Releasekoordinatorin Sparkasse Trier}

Was tun mit den Ergebnissen?

Viele Fragen und am Ende noch viel mehr Antworten: Wie gehen die Häuser mit den gewonnenen Erkenntnissen um? Die Kolleginnen und Kollegen in Baden-Württemberg nutzen das Feedback auch für eigene Überlegungen. »Das Ergebnis wird an die Fachbereiche weitergegeben und hilft unseren Kollegen dabei, sowohl den institutsübergreifenden technischen als auch den prozessualen Standardisierungsgrad zu erkennen. Daraus ergeben sich im Einzelfall auch neue Ansätze für unser Haus, die wir gerne aufgreifen möchten«, sagt Alexander Seeger.

Gibt es am Ende dennoch eine Wunschliste für zukünftige Praxisfeedback-Befragungen? »Im Grunde sind wir schon jetzt sehr zufrieden. Die FI hat ja bereits viele Optimierungen vorgenommen, z. B. durch die Status-E-Mail oder durch so einfache Dinge wie die Nennung des Befragungsthemas im Betreff der Einladungsmail; die Aufnahme eines Freitext-Feldes bei den Gründen für den Nicht-Einsatz oder fehlender Praxisreife«, erläutert Kirstin Gaspers von der Sparkasse Trier. »Im weiteren Ausbau der Anwendung würde es uns helfen, wenn wir den Bearbeitungsstand der Befragungen jederzeit aktuell einsehen könnten und die Fragen zu einzelnen Funktionalitäten innerhalb einer Release-Anlage in einem Fragebogen zusammengefasst würden.« Und auch Alexander Seeger hat für die Kreissparkasse Heidenheim noch einen großen Wunsch: »Durch die Begrenzung der zu befragenden Themen stellt die Release-Befragung natürlich nur einen Auszug aus der Release-Umsetzung im jeweiligen Haus dar. Mir persönlich ist daher wichtig, dass bei allem regulatorischem Umsetzungsdruck die Kundenprozesse weiterhin im Fokus bei den Befragungen bleiben, da für die Sparkassen dadurch Kundenorientierung bis in den Release-Prozess priorisiert wird.«