Sie orientiert sich maßgeblich an den definierten PPS-Prozessen. Zahlreiche Institute nutzen bereits die zukunftsfähige Personalanwendung und mit Abschluss der von der Finanz Informatik (FI) unterstützten Einführungsphase, am Ende dieses Jahres, werden das laut aktueller Planung bereits mehr als 90 Prozent aller Sparkassen sein.

Damit löst Personalveränderungen die bisherige Anwendung »Personalprozesse_classic« im OSPlus Portal ab. Was alle bereitgestellten Funktionen in der Anwendung Personal vereint, ist das moderne Look and Feel, sowie das Lesen und Schreiben von Daten aus und nach PARISplus in Echtzeit. Die einheitliche Benutzerführung und die Übersichtlichkeit der Navigation erhöhen dabei die Nutzerfreundlichkeit. Damit erhalten die Expertinnen und Experten in den Personalabteilungen der Sparkassen ein intuitiv zu bedienendes Tool, um die Personalangelegenheiten der Mitarbeitenden effektiv zu bearbeiten.

^{Dirk Laforce, Bereichsdirektor Personal bei der Kreissparkasse Fallingbostel}

»Personalveränderungen nutzen wir aktuell für die Prozesse Einstellungen, Austritte und organisatorischer Wechsel. Dabei unterstützt uns vor allem die Aufgabensteuerung und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Das vergangene Jahr war aufgrund der unterschiedlichsten Fehlersituationen in der Anwendung für uns sehr herausfordernd. Aktuell sind wir sehr zufrieden. Denn dank der guten und schnellen Rückmeldungen der FI und der gemeinsamen Sicht auf die Sachlage in zahlreichen Online-Meetings konnten die Fehler erfolgreich behoben werden. Den Sparkassen, die in diesem Jahr Personalveränderungen einführen, würde ich raten, erst einmal mit einem Prozess zu beginnen, diesen zu hinterlegen und dann ausgiebig zu testen.«

Schnelle und effiziente Personalprozesse

Ein besonderer Vorteil ist dabei die Verzahnung zu der im Jahr 2022 ausgerollten Anwendung »Personalservices«. Mit ihr können die Mitarbeitenden ihre personalwirtschaftlichen Wünsche selbständig digital an die Personalabteilung senden. Und das sogar nicht nur ausschließlich über dienstliche, sondern ebenso über private Endgeräte. Durch die Anbindung der Personalservices an die Anwendung Personal, etwa durch gemeinsame Nutzung des Freigabeworkflows, kann der vom Mitarbeitenden angestoßene Vorgang durch die Personalabteilung ohne Medienbruch aufgenommen, angereichert und anschließend fallabschließend in PARISplus verarbeitet werden. Künftig finden Mitarbeitende die Personalservices ebenfalls in der Anwendung Personal. Die Zusammenführung in einer Anwendung und auch die Umstellung der Workflowsteuerung von
der Geschäftsprozesssteuerung (GPS) und dem Ereignissystem auf das Auftrags- und Benachrichtigungssystem (ABS) beschleunigen zusätzlich die neuen Personalprozesse. So können Aufgaben in einer zentral platzierten Aufgabenliste in der Anwendung Personal schnell aufgefunden und bearbeitet werden. Der Einsatz von PARISplus ist dabei eine Grundvoraussetzung. Die PARISplus-KURS-Schnittstelle, die Anbindung der Segregation of Duty (SoD)-Prüfung sowie die integrierte Archivierung erzeugter oder hochgeladener Dokumente in der elektronischen Personalakte steigern darüber hinaus die Prozesseffizienz in der gesamten Sparkasse.

^{Andreas von Beckerath, Stv. Abteilungsleiter Vorstandsstab/Personal, Referatsleiter Personalmanagement bei der Sparkasse Bad Tölz-Wolfratshausen}

»Wir nutzen die Anwendung Personalveränderungen seit Mitte 2024. Vorher haben wir die Prozesse manuell abgebildet und hatten somit keinen Gesamtüberblick über die offenen bzw. erledigten Aufgaben. Als mittelgroße Sparkasse benötigen wir die Aufgabensteuerung nicht, haben aber die Aufgabengruppen und Aufgaben an die Anforderungen in unserem Haus angepasst. Allgemein würde ich allen Instituten, die vor der Einführung der Anwendung stehen, empfehlen, die eigenen Personalprozesse kritisch zu überdenken, damit diese dann über die Personalveränderungen effizient abgewickelt werden können. Hilfreich ist auf jeden Fall auch, die PARISKURS- Schnittstelle einzuführen; sofern das noch nicht geschehen ist.«

Mehr Prozesseffizienz

Eine Steigerung der Prozesseffizienz in der Personalarbeit sichert die Anwendung Personalveränderungen zusätzlich durch:

• die voll integrierte Verarbeitung aller definierten Standardfälle im PARISplus-System,
• ein auf die relevanten Rollen ausgerichtetes Benutzerkonzept,
• die integrierte, voll automatisierte User-Umsetzung im KURS-System,
• den integrierten Aufruf der in der ABS abgebildeten Segregation of Duty (SoD-)-Prüfung, um Interessenkonflikte bei den Mitarbeitenden bereits frühzeitig zu vermeiden,
• das integrierte OSPlus-Regelmanagement (REM) zur automatisierten Steuerung von Aufgabengruppen,
• die mögliche Anbindung an Recruiting-Drittsysteme für durchgängige Einstellungsmaßnahmen,
• die integrierte Dokumentenverwaltung für weitestgehend automatisch vorbefüllte Formulare aus dem OSPlus-Dokumentenmanagementsystem (DMS) und
• ein Online-Monitoring der Personalprozesse sowie xls-Reporterstellungen.

Unterstützung bei der Einführung

Ein technisches Rollout-Projekt der FI unterstützt seit 2024 die Sparkassen bei der Einführung von Personalveränderungen. Das FI-Projektteam begleitet die Sparkassen in Kleingruppen – den sogenannten Serien – bei der individuellen Einrichtung. Ergänzend dazu steht im FI-Kundenportal ein umfangreiches Infopaket als permanent verfügbares Nachschlagewerk zur Verfügung. Die Lernformate erstrecken sich dabei von Checklisten, über Webcasts, bis zu Präsentationen und FAQ. Darüber hinaus veranstaltet das Rollout-Team regelmäßig Open-Door-Veranstaltungen. Interessierte Sparkassen erfahren hier Neues über Personalveränderungen, lernen Best Practices anderer Institute kennen und können im Rahmen von Blitzlichtthemen ihr persönliches Wissen über Anwendungsfälle erweitern.

Weiterer Ausbau

In der Anwendung Personalveränderungen stehen bereits jetzt zahlreiche Funktionen und Prozesse zur Verfügung. Mitte vergangenen Jahres zeigten sich einige technologische Herausforderungen, die dazu führten, dass die Anwendung von den Sparkassen nicht in vollem Maße wie erwartet
genutzt werden konnte. Diese Situation konnte jedoch maßgeblich mit dem OSPlus-Release 25.1 optimiert und in 2026 final verbessert werden. Die positiven Rückmeldungen aus den Sparkassen bestätigen dies. Dennoch ist die Entwicklung der Personalveränderungen noch nicht abgeschlossen. Durch zusätzliche, neue Anforderungen von Sparkassen wird die Anwendung in diesem Jahr und perspektivisch ebenso im kommenden weiterentwickelt.

Fazit

Die FI hat mit Personalveränderungen eine zukunftssichere Plattform geschaffen, die maßgeblich zur Effizienz und Transparenz bei der Bearbeitung der personalwirtschaftlichen Prozesse in den Sparkassen beiträgt. Institute, die Personalveränderungen vollumfänglich einsetzen, profitieren bereits jetzt von den zahlreichen Vorteilen und stellen damit auch für die Zukunft sicher, an der zunehmenden Integration der Personalprozesse in OSPlus zu partizipieren.