Elektronische Signatur: Kontoauszüge

Tschüss, Papier!

Für Privatkunden ist es ein alter Hut: Immer mehr Kunden nutzen Kontoauszüge ausschließlich online. Sie werden im Elektronischen Postfach ihrer Sparkasse hinterlegt. Das ist einfach, bequem und wird auch von den Finanzverwaltungen anerkannt – bei buchführungspflichtigen Firmen- und Geschäftskunden war dies bislang komplizierter. Doch auch das hat sich geändert: Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ist es für Unternehmen möglich, auf den papierhaften Versand von Kontoauszügen zu verzichten.

ITmagazin 1/2018
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Deutschland ist Papierland. Nach Einschätzung der Verbraucherzentralen müssen drei Viertel des deutschen Bedarfs an Zellstoff importiert werden; vor allem aus Südamerika (41 Prozent) und aus Skandinavien (30 Prozent). Ein Beispiel belegt die Dimension des Marktes: Allein für die Produktion aller hierzulande verbrauchten grafischen Papiere müsste jährlich eine Fläche so groß wie die gesamte Waldfläche des Landes Baden-Württemberg gerodet werden. Das aufwändig gestaltete Kinderbuch, der hochwertig produzierte Fotobildband oder das eigene Notizbuch als  energieunabhängiger Speicherort – vieles spricht dafür, dass uns der Werkstoff Papier noch lange begleiten wird, wenn wir ressourcenschonend und sparsam damit umgehen. Ob wir allerdings postalische Massenwurfsendungen, Telefonbücher oder Kontoauszüge weiterhin in Papierform benötigen, steht auf einem anderen Blatt.    

Vorteile für den Firmen- und Geschäftskunden:

  • Geringere Archiv- und Portokosten,
  • Prozesse werden verschlankt und Medienbrüche beseitigt,
  • bestehende Kontoauszüge werden in die elektronischen Buchführungs- und Dokumentenmanagementsysteme eingebunden.

Vorteile für Sparkassen:

  • Die Sparkasse positioniert sich als Anbieter innovativer Lösungen und als Partner des Mittelstands,
  • es werden Druck-, Versand- und Portokosten eingespart,
  • das Elektronische Postfach wird aufgewertet.
   

Privatkunden als Vorreiter 

Der papierlose Kontoauszug wird von allen Instituten für das Segment Privatkunden angeboten und von diesen auch rege genutzt. Mit OSPlus-Release 14.1 hat die Finanz Informatik bereits die elektronische Signatur für Kontoauszüge eingeführt. Diese Kontoauszüge werden im Elektronischen Postfach als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Die Nutzung für Firmenkunden scheiterte in der Vergangenheit jedoch häufig an komplizierten und sich widersprechenden steuerrechtlichen Anforderungen. Doch auch dies ist inzwischen Geschichte: Seit Juli 2014, mit der Anordnung des Bundesministeriums für Finanzen, werden elektronisch versandte Kontoauszüge anerkannt. Grundvoraussetzung für die Anerkennung eines solchen Auszugs als Buchungsbeleg ist, dass der Steuerpflichtige ihn auf seine Richtigkeit prüft und dies auch dokumentiert. Seit OSPlus-Release 17.0 können Firmen- und Geschäftskunden signierte elektronische Kontoauszüge neben dem Elektronischen Postfach auch über die von ihnen genutzte  Banking-Software, z. B. S-Firm oder Star Money Business, abrufen. Dabei unterstützt die Finanz Informatik sowohl den FinTS-Geschäftsvorfall »Elektronischer Kontoauszug  PDF« als auch den Transfer über den ELKO (Elektronische Kontoinformation für Firmenkunden)-Bankrechner. 

Was ist eine elektronische Signatur?
Eine Signatur ist eine in der IT anerkannte Methode, um einerseits den Verfasser eines Dokuments nachzuweisen (»Authenzität «) und andererseits zu bestätigen, dass es nach der Erstellung nicht mehr verändert wurde (»Integrität«). Zu jedem Dokument wird eine Art »digitaler Fingerabdruck« erstellt, mit einem Code verschlüsselt und anschließend dem Dokument zugeordnet bzw. als separate Datei weiterverarbeitet. Der Empfänger benötigt zur Prüfung der Echtheit der Dokumente den Schlüssel des Versenders. Liegt dieser vor, kann er sicher sein, dass die Datei tatsächlich vom Absender stammt und nicht verändert wurde. Die technische Lösung der Finanz Informatik ist in der Lage, alle Dokumente der Auszugsschreibung mit einer Signatur zu versehen.
  
   
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