ePostfach
Weg vom Papier!
Das Elektronische Postfach (ePostfach) wird als strategische Lösung der Sparkassen-Finanzgruppe konsequent ausgebaut. Längst ist es Drehscheibe für die Kommunikation und Medium für den digitalen Austausch von Informationen mit dem Online-Kunden. Grund genug für die Sparkasse Heidelberg, den sogenannten »Botenkoffer« ins Visier zu nehmen. Mit dem Ziel, seinen Inhalt zunächst so weit wie möglich – und später ganz – digital abzurufen.
Frühmorgens in der Poststelle der Sparkasse Heidelberg liegt der per Kurier gelieferte Inhalt des Botenkoffers: Auszüge, Listen, Kundenpapiere etc. Die Mitarbeiter sichten und sortieren diesen »Papierberg« und verteilen ihn an die entsprechenden Abteilungen im Haus zur weiteren Bearbeitung. Diese Aufgabe gibt es seit 2018 nur noch in geringem Umfang, da die Sparkasse ihn dank digitaler Möglichkeiten deutlich reduzieren konnte: Die Anzahl der Auszüge wurde in den Jahren 2015 bis 2017 um über 70 Prozent – die Kosten dafür sogar um fast 80 Prozent – reduziert. Die Quoten für Listen sind geringfügig niedriger. Alle Kundenkontoauszüge zum Beispiel von öffentlichen Stellen oder von großen Unternehmen, die zuvor auf Papier per Kurier kamen, werden nun digital ausgeliefert. Papiergebunden kommen nur noch die Auszüge der Hauptbuchkonten der Sparkasse, die aber bereits jetzt durch Postversand den Botenkoffer noch weiter ersetzen könnten, bis diese durch den – noch zu realisierenden – Einsatz des digitalen Rechnungsbuchs ohnehin ganz entfallen.
Analysieren, planen, umsetzen
Der Vorstand war dieser Maßnahme sofort aufgeschlossen, da nicht nur die Kostenersparnis im Vordergrund stand, sondern auch der Nutzen für Kunden wie Mitarbeiter der Sparkasse. Über einen Zeitraum von zwei Jahren analysierten Mitarbeiter die Posteingänge im Rahmen des Tagesgeschäftes. Darauf aufbauend erarbeiteten sie Alternativen, die mit allen Beteiligten inklusive Kunden und Finanz Informatik abgestimmt wurden. Die Vorgehensweise hat sich bewährt, denn die Kunden haben positiv auf die »papierlose Umstellung« reagiert. »Das Projektergebnis ist sehr
erfreulich«, sagt Bernd Wochele, stellvertretender Vorsitzender des Vorstandes der Sparkasse Heidelberg. »Unsere Kunden sind zufrieden, wir sparen Mitarbeiterkapazitäten für Sortierung und Verteilung, wir können die freien Kapazitäten für andere Aufgaben einsetzen, wir reduzieren Kosten und sparen viel Papier – eine ressourcenschonende Lösung, die sich auch in unserem Nachhaltigkeitsbericht positiv auswirkt.«
Die Digitalisierung habe in der Sparkasse Heidelberg einen sehr hohen Stellenwert: Zunächst sei hier auf das sich ändernde Kundenverhalten abzustellen. Man möchte den Kunden die Produkte und Dienstleistungen auf allen Kanälen – möglichst gleichberechtigt – anbieten. Der Kunde suche sich seinen präferierten Weg selbst aus und komme immer zu für ihn überzeugenden Lösungen – sei es »über unseren Vor-Ort-Service, unsere Vor-Ort-Beratung oder Telefonfiliale, die Internet-Filiale, die Sparkassen-Apps oder über unseren Chat«. Zum anderen habe die Digitalisierung über die veränderten Prozesse und die möglichen Kosteneinsparungen den hohen Stellenwert. »Einfache Anwendungen, die durchgehend digital sind und nur wenige Schnittstellen haben, sind hier die Erfolgsfaktoren«, meint Bernd Wochele. Häufig sei das Elektronische Postfach Dreh- und Angelpunkt für eine konsequente digitale Umsetzung. Daher werde die Sparkasse Heidelberg das ePostfach weiter forcieren, insbesondere vor dem Hintergrund der Vollintegration in die OSPlus_neo-Anwendung verspreche man sich auch künftig weitere Effizienzgewinne.
Gute Aussichten
»Wir fühlen uns derzeit gut aufgestellt und für die Zukunft gut gerüstet«, resümiert der stellvertretende Vorsitzende des Vorstandes. »Dies bedeutet aber auch, dass wir uns nicht ausruhen und nicht stehenbleiben. Wir nehmen aktiv an der Mitarbeiterumfrage zur Digitalisierung teil und planen den Einsatz des Digitalisierungskompasses.« Gerade die Umfrage bei den Mitarbeitern sehe er als Chance, Handlungsfelder zu identifizieren. Denn »wir brauchen kompetente und digitalisierungsaffine Mitarbeiter, die unseren Kunden die Vor- und Nachteile der digitalen Angebote vermitteln können«. Die Sparkasse Heidelberg hat das Thema »Digitalisierung « dauerhaft besetzt: Losgelöst von üblichen Fachzuständigkeiten und Linienaufgaben hat sie die gesonderte Stabsstelle »Digitale Transformation« eingerichtet, die das Thema in allen Bereichen strategisch forcieren soll. So ist das baden-württembergische Institut gut vorbereitet für zukünftige Anforderungen in der digitalen Welt.