Datenschutzhinweise für den Einsatz von Cloud Speichersystemen in der Sparkassen-Finanzgruppe

Sie haben von uns eine Einladung zur Nutzung unseres Cloud Speichersystems erhalten. Dieses Merkblatt informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Cloud Speichersystemen durch uns und die Ihnen nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstigen datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Rechte.

Wir nutzen „SharePoint“, um Dateien mit Ihnen auszutauschen und zu bearbeiten. „SharePoint “ ist eine Software des Herstellers Microsoft.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche ist der jeweilige Arbeitgeber der Person, von der Sie die Einladung zum Dateiaustausch bekommen haben. Als Ansprechpartner dient unser(e) Datenschutzbeauftragte(r). Sie erreichen unsere/n Datenschutzbeauftragte/n unter den jeweiligen Datenschutzhinweisen auf unserer Internetseite.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung)?

Wir verwenden das o. g. Tool, um Dateien auszutauschen.

Der Zugriff auf die Dateien ist nur zeitlich begrenzt im Zeitraum zwischen 1-30 Tagen möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei dem Austausch von Dateien von Vertragspartnern ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Auch hier besteht unser Interesse an dem effektiven Austausch von Dateien.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Dateiaustauschs können verschiedene Datenkategorien verarbeitet werden. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Dateien Sie über das Tool hochladen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben des Benutzers: E-Mail-Adresse, Handynummer, Inhalt der Datei(en)

Weitere Daten: z. B. Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Erstellungs- und Änderungsdatum, letzter Zugriff, Datum, Uhrzeit

Empfänger / Weitergabe von Daten?

Die Datenverarbeitung erfolgt primär in den Rechenzentren der Finanz Informatik. Die Dienstleistung wird seitens der Finanz Informatik unter Inanspruchnahme von Cloud-Lösungen der Firma Microsoft teilweise auch außerhalb des Rechenzentrums der FI erbracht. Ausschließlich Ihre Anmeldedaten werden mit Microsoft ausgetauscht, um Ihnen den Zugang zu dem System zu ermöglichen. Jedewede weitere Datenverarbeitung findet ausschließlich in den Rechenzentren der Finanz Informatik statt. Die Datenschutzerklärung der Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de

Kann ich meine Daten selbst löschen?

Die o. g. Daten werden von der Finanz Informatik nur zur Bearbeitung von Kundenanliegen vorgehalten. Der Zugriff auf diese Daten ist nach dem Sicherheitskonzept der Finanz Informatik geregelt. Die Daten sind nur einem eingeschränkten Personenkreis mit entsprechender Berechtigung zugänglich. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie Sie diese benötigen und können anschließend von Ihnen gelöscht werden. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nicht.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Datenverarbeitung erfolgt primär in den Rechenzentren der Finanz Informatik. Die Dienstleistung wird seitens der Finanz Informatik unter Inanspruchnahme von Cloud-Lösungen der Firma Microsoft teilweise auch außerhalb des Rechenzentrums der FI erbracht. Ausschließlich Ihre Anmeldedaten werden mit Microsoft ausgetauscht, um Ihnen den Zugang zu dem System zu ermöglichen. Jedewede weitere Datenverarbeitung findet ausschließlich in den Rechenzentren der Finanz Informatik statt. Die Datenschutzerklärung der Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei jeweils zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO iVm § 19 BDSG).

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, ist die Nutzung des Dateiaustauschs nicht möglich.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die jeweils Verantwortliche Stelle gerichtet werden.