Office_neo

Erfolgreich im Einsatz

Die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) und die Frankfurter Sparkasse sind erfolgreich auf Office_neo migriert. Ihre Erfahrungen mit der Migration sind ein gutes Beispiel für die Institute, die diesen Schritt noch vor sich haben.

ITmagazin 4/2019

Mit Office_neo hat die Sparkassen-Finanzgruppe ein neues Kapitel für die digitale Zusammenarbeit aufgeschlagen. Die Institute werden bis zum Ende 2022 die neue Arbeitsumgebung auf Basis der Microsoft-Produktfamilie – sicher produziert im Rechenzentrum der Finanz Informatik – einführen und damit ihre bisherigen Notes-Anwendungen ablösen. Bereits im letzten Jahr sind die ersten Sparkassen auf die neue, zentrale Plattform »Office_neo« migriert. Jüngste Beispiele hierfür sind die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) und die Frankfurter Sparkasse. Für die Institute war dieser Schritt ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die neue Arbeitswelt.

 

Unterschiedliche Voraussetzungen

Für beide Institute hätten die Voraussetzungen nicht unterschiedlicher sein können. Während sich die Frankfurter Sparkasse sehr stark an dem standardisierten Vorgehensmodell der Finanz Informatik (FI) orientieren konnte, waren die Anforderungen für die LBBW differenzierter. Ein Grund dafür war die teils individuelle Infrastruktur der Landesbank, die sich von den Standards der Sparkassen abhebt. Gemeinsam ist beiden Instituten jedoch die lange Notes- Historie, die bei der Frankfurter Sparkasse sogar mehr als 20 Jahre zurückreicht.

 

Frühe Planung als Erfolgsgarant

Die Weichen für den Cut-over wurden bei der LBBW bereits früh gestellt. Nach einer mehrmonatigen Vorstudie fand der Kick-off für das Umsetzungsprojekt im November 2018 statt. Zieltermin für den Cut-over war der 25. August 2019. Das Kernteam der Migration bestand dabei aus sechs Projektmitarbeitern, während der Testphase waren in Spitzenzeiten aber über 100 Mitarbeiter beteiligt, um die jeweiligen Anwendungen und die Integration in die neuen Lösungen für Mail und Kalender zu prüfen. Für die Frankfurter Sparkasse war der Projekt-Kick-off im April 2019. Am 22. September 2019 wurde der Cut-over vollzogen. In Frankfurt bestand das Kernteam aus zehn Projektmitarbeitern und 50 weiteren Beteiligten. Die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) und die Frankfurter Sparkasse sind erfolgreich auf Office_neo migriert. Ihre Erfahrungen mit der Migration sind ein gutes Beispiel für die Institute, die dieSchritt noch vor sich haben.

 

Umfangreiche Tests

In der Frankfurter Sparkasse verlief das gesamte Test- und Migrationsverfahren aufgrund des standardisierten Vorgehensmodells der FI professionell und transparent. »Die gute und kooperative Zusammenarbeit mit den zuständigen Kollegen der FI sowie kurze Kommunikationswege bis in das Management der FI haben uns erfolgreich durch die Migration begleitet«, fasst Jens Heinisch, Abteilungsleiter ORG/IT-Steuerung und Technologiemanagement der Frankfurter Sparkasse zusammen. Bei der Sparkasse wurden zum Cut-over in Summe ca. 2.300 Postfächer und rund 3 Mio. Dokumente von der Notes-Umgebung zu Office_neo übertragen. Damit ist das Institut bezogen auf die Anzahl der Postfächer und das Datenvolumen die größte Sparkasse, die bis dato im Standardverfahren von Domino zu Exchange migriert worden ist.

Die Migration der LBBW erforderte eine angepasste Herangehensweise im Vergleich zum standardisierten Vorgehen bei den Sparkassen. Für den Individualkunden wurde eine maßgeschneiderte Lösung implementiert, mit der Office_neo für die Mitarbeiter der LBBW bereitgestellt wurde. Umfangreiche Schnittstellentests waren erforderlich, um den Service für die Benutzer sicherzustellen. In Summe wurden bei der LBBW am Cut-over dann rund 14.300 Postfächer und ca. 68 Mio. Dokumente erfolgreich migriert.

 

Innovatives Schulungskonzept

Bei der Einführung von Office_neo profitieren alle Institute von der Einführungsunterstützung der FI, die u.a. auf einer digitalen Lernplattform basiert, die Präsenzschulungen überflüssig macht. Begleitet wurde dies in beiden Häusern durch interne Multiplikatoren (»Champions« oder »Digi-Scouts«), die ihr Fachwissen an die Kolleginnen und Kollegen weitergaben. Darüber hinaus haben beide Häuser im eigenen Intranet entsprechende Informationen zu Office_neo bereitgestellt. Vor dem Cut-over wurden die Infos zu fachlichen Fokus-Themen rund um die Migration wöchentlich aktualisiert.

 

Startklar für Skype for Business

Mit dem Cut-over wurde in der LBBW auch Skype for Business in der Basiskonfiguration eingeführt (Präsenzanzeige, Chat und Screen-/Dokumenten-Sharing). Mitte November erfolgte dann die Einführung von Office_neo Teamroom auf Basis von Microsoft SharePoint. In der Planung für die kommenden Monate ist der Rollout der Audio- und Videofunktionen von Sykpe for Business. Diese sollen neue Use Cases für die Fachabteilungen erschließen, übergreifende Kommunikation ermöglichen und auch im Kontakt zum Endkunden genutzt werden. Hierbei spielt insbesondere die Gesamtlösung der FI eine Rolle, die es Endkunden ermöglicht, an einer Skype-Session teilzunehmen, ohne weitere Software auf dem Endgerät zu installieren.

 

Unterstützung bei der Migration

Mit der Migration auf Office_neo hat sich für die LBBW und die Frankfurter Sparkasse die einmalige Chance ergeben, »alte Zöpfe« abzuschneiden und bestehende Anwendungen zu hinterfragen. Die neuen Lösungen wie Outlook und Office sind nicht nur gut miteinander verknüpft, sondern wurden auch sehr positiv von den Mitarbeitern angenommen. Für beide Institute war die Unterstützung seitens der FI durchweg positiv, aufgetretene Probleme in der Startphase wurden schnell bereinigt. Bei einer Migration muss und kann zudem nicht jedes technische Detail aus Notes in die neue Umgebung überführt oder neu aufgebaut werden. »An einigen Stellen ist einfach auch Mut zur Lücke gefragt, um eine Migration erfolgreich zu meistern«, so Thomas Siegmund, Team Manager End User Computing Serviceund Produktionsmanagement bei der LBBW. Alle Institute sollten auf jeden Fall eine Migration frühzeitig planen und je nach Institutsgröße ausreichende Change-Kapazitäten vorhalten.