Dokumente kommen im DUO

Kunden schätzen einfache, intuitiv zu bedienende Prozesse und möglichst wenig Aufwand, um Geschäfte abzuschließen. Da kommt der seit diesem Jahr verfügbare, neue Prozess »Dokumenten-Upload für OSPlus« (DUO) genau richtig: Fehlen zu einem Vorgang noch Kunden-Dokumente, zum Beispiel die Gehaltsnachweise bei einer (Bau-)Finanzierung, schickt der Kundenberater aus dem Bearbeitungsvorgang hinaus eine ePostfach-Nachricht mit einem automatisiert generierten Link an den Kunden. Dieser wiederum folgt dem Link, lädt hier die noch benötigten Dokumente bzw. Belege hoch und schickt das Ganze zurück. Fertig!

Jörg Minther
Mitarbeiter Betriebsorganisation, Kreissparkasse Grafschaft Bentheim zu Nordhorn

Die Kreissparkasse Nordhorn hat die Finanz Informatik darin unterstützt, den Dokumenten-Upload zu entwickeln. »Wir waren uns der Wichtigkeit dieser Funktion bewusst und haben hier sehr gerne mitgearbeitet«, berichtet Jörg Minther aus Nordhorn. Denn es ginge bei so vielen Arbeitsabläufen immer wieder darum, wie und wann Unterlagen vom Kunden geliefert oder zurückgeschickt werden. Gerade in der kontaktarmen bzw. kontaktlosen Zeit bedingt durch die Corona-Pandemie wurde dies zu einer zentralen Frage in der täglichen Arbeit. 
Welche Dokumente hochgeladen werden können, kann jedes Institut selbst administrieren. Das können zum Beispiel Geburtsurkunden, Gehaltsnachweise oder Legitimationsdokumente, wie Personalausweise, sein. Jörg Minther betont, dass jedes Institut für sich selbst rechtlich beurteilen muss, welche Dokumente es für diesen Austausch zulässt. »Wir haben uns entschieden, nur Unterlagen ohne Kundenunterschrift zuzulassen. Gestartet sind wir im Immobilienbereich. Hier gibt es viele Unterlagen, die nicht von uns als Sparkassen ausgegeben werden. Das sind zum Beispiel Grundrisse oder sonstige Bauunterlagen oder auch benötigte Gehaltsnachweise für die Immobilienfinanzierung«, erläutert der Betriebsorganisator.
Zukünftig sollen auch wiederkehrende Aktionen mit dem Dokumenten-Upload einfach und automatisiert abgewickelt werden können, wie zum Beispiel die regelmäßig einzureichenden Immatrikulationsbescheinigungen, mit denen Studenten nachweisen müssen, dass sie an einer Universität eingeschrieben sind und somit weiterhin von einer Gebührenbefreiung profitieren können.

Der Prozess »Dokumenten-Upload für OSPlus« steht den Instituten im FI-Kundenportal unter den ISP-Prozessen zum Abruf und Einsatz bereit (ISP = Interaktive Service-Plattform).
Er ist aber auch in einigen Anwendungen direkt integriert, wie zum Beispiel in den OSPlus_neo-Prozessen »Baufinanzierung« und »Gewerbliche Finanzierung« sowie im Firmenkunden-Onboarding in OSPlus-Vertrieb.

DUO holt alle Kunden ab

Nutzt der Kunde das Online-Banking, kann die Kommunikation über das E-Postfach erfolgen. Es geht aber auch ohne Online-Banking-Vertrag, dann läuft die Kommunikation per »klassischer« E-Mail. Die hochgeladenen Dokumente können direkt ins Zentrale Dokumentenarchiv weitergeleitet werden und damit automatisiert in die sichere Archivierung gehen, nachdem der Berater sie gesichtet und freigegeben hat. Ist eine Archivierung nicht notwendig, kann der Berater quittieren, dass er sie gesehen hat und einfach löschen. Über die DUO-Beraterübersicht erhalten Kundenberater eine Übersicht über die noch offenen Vorgänge sowie über die eingegangenen Dokumente und sind damit jederzeit auf dem neuesten Stand.
DUO – dieser einfache, aber durchdachte und praktische Prozess erleichtert in den Instituten das Unterlagen-Handling und sorgt für eine zügige Prozessbearbeitung. Für Kunden stellt es eine bequeme Art dar, Unterlagen papierlos und schnell an die Sparkasse zu übermitteln. Das sorgt für Zufriedenheit auf allen Seiten. »Wir haben den Dokumenten-Upload dringend gebraucht. Jetzt sind wir sehr froh über die Erleichterung, die diese Funktion mit sich bringt. Und wir freuen uns über die geplanten Weiterentwicklungen in diesem Bereich, wie zum Beispiel das im nächsten Jahr geplante E-Signing. Hier können wir als Sparkasse über das E-Postfach Verträge an unsere Kunden rausschicken. Und die Kunden bestätigen den Vertragsabschluss dann einfach mit einer TAN. So bequem kann Banking sein«, resümiert Jörg Minther.