Für alles eine (OSPlus-) Lösung

Wer freut sich nicht über eine Zuwendung seines Arbeitgebers oder über ein (Werbe-) Geschenk des Geschäftspartners? Worüber sich Beschenkte aber eher selten Gedanken machen ist, wie diese Geschenke und Zuwendungen besteuert werden und was der Zuwendende bei der Verwaltung, Aufzeichnung und Buchung im Hintergrund beachten muss.
Um den Überblick zu behalten und gesetzliche Aufzeichnungspflichten beim Thema Zuwendungen und Geschenke zu erfüllen, bietet OSPlus eine kleine, aber feine Anwendung: das »Geschenkebuch«.
Es dient der Verwaltung der Sachzuwendungen an Mitarbeiter, Kunden und Geschäftsfreunde. Das in OSPlus integrierte, revisionssichere Buchungssystem ist mit dem Hauptbuch und dem Rechnungsbuch verknüpft. Es gewährleistet die progressive und retrograde, d.h. rückläufige oder umgekehrte Prüfbarkeit der Buchungen und ermöglicht eine Auswertung der Zuwendungen nach steuerlichen Gesichtspunkten. Außerdem erleichtert es die Verwaltung und Überwachung des Geschenkbestandes.

Das Geschenkebuch unterstützt die Prozesse:

• Geschenkkauf
• Geschenk ist bestandsgeführt (Beispiel: Wein) oder
• Geschenk ohne Bestandsführung (Beispiel: Blumenstrauß),
• Geschenk-Entnahme aus dem Lagerbestand
und es ermöglicht die
• Verwaltung, Überwachung und Inventur des Geschenkbestandes sowie die
• Auswertung und Überwachung der Geschenk-Entnahmen.

Und das sagen die Anwender zum Geschenkebuch:

Jan-Philipp Göttig Abteilung Finanzmanagement Sparkasse Marburg-Biedenkopf »Das Geschenkebuch ist von seiner Oberfläche mit dem Rechnungsbuch (REBU) zu vergleichen und so können sich REBU-Nutzer leicht in der Anwendung zurechtfinden. Die Menüsteuerung ist geordnet und selbsterklärend, die Oberflächen sind übersichtlich gestaltet und tragen zur Benutzerfreundlichkeit bei. Unterjährige Abstimmungen und die Inventur der Geschenke, auch zum Jahresende, gehen leicht von der Hand. Die Bestandsführung aller ausgegebenen Geschenke ist jederzeit auswertbar und detailliert abrufbar. Zusammengefasst können wir sagen: Es lohnt sich sehr, das Geschenkebuch zu nutzen, weil es die tägliche Bearbeitung der im Bestand geführten und ausgegebenen Geschenke um ein Vielfaches erleichtert. Eine einfache Benutzeroberfläche, detaillierte Auswertungen und ein herausragender Support der FI unterstützt uns zudem in unserer täglichen Arbeit.«

Susanne Jaud Rechnungs- und Steuerwesen, Leiterin Buchhaltung Stadtsparkasse München »Über eine einfache Upload-Funktion können mit nur einem Bearbeitungsvorgang  bis zu 1500 Namen von Geschenkeempfängern revisionssicher erfasst werden. Gleiche Artikel wie z. B. Eintrittskarten aus Sponsoringverträgen können so einfach und schnell verarbeitet werden. Die am Jahresende zu ermittelnden Buchungsbeträge der Geschenke über 35 Euro werden über fertige Berichte zur Verfügung gestellt. Die Geschenkeempfänger "Kunde" und "Mitarbeiter" werden nur einmal im OSPlus gepflegt und können direkt ins Geschenkebuch übernommen werden.«

Christina Müller Rechnungswesen Kreissparkasse Rottweil »Wir haben zum Jahresanfang 2021 unsere bisherige Lösung durch den Einsatz des Geschenkebuchs ersetzt. Die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge ist so unkompliziert und logisch, dass wir uns schon bald gefragt haben, warum wir das Geschenkebuch nicht schon viel früher eingesetzt haben. Die Abläufe ließen sich ohne weiteres in unsere bisherigen Strukturen eingliedern. Nach kurzer Einarbeitung kommen auch Vertretungs-Kollegen gut zurecht, so dass nach Urlaubsabwesenheit kein ›Rückstau‹ an abzuarbeitenden Vorgängen erledigt werden muss. Das Geschenkebuch stellt für uns im Kontext mit den weiteren Bausteinen (Rechnungsbuch, Anlagenbuch) und deren Verbindungen in das Bilanzreporting und die Umsatzsteuer die ideale Ergänzung dar. Wir können den Einsatz nur empfehlen.«