Das Leuchtturmprojekt am Rhein

Was gehört eigentlich heute zu den Kernaufgaben einer Sparkasse? Und worin unterscheidet sie sich von Angeboten des Wettbewerbs? Die Antwort darauf hängt sicher davon ab, wem man diese Frage stellt. Und ja, die Ansichten darüber haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Völlig unstrittig – und auch keine neue Erkenntnis – ist dagegen, dass ein leistungsfähiges IT-System das unverzichtbare Rückgrat jeglichen Bank- und Finanzgeschäfts ist.

Muss deshalb jedoch der reine IT-Betrieb von jeder Sparkasse selbst übernommen werden? Fakt ist, dass dieser zwar nicht zu den differenzierenden Kernaufgaben eines Instituts gehört, dennoch einem steigenden regulatorischen Druck unterliegt. Sei es durch die Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT, kurz BAIT, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Oder aber schlichtweg durch die Mindestanforderungen für das Risikomanagement für Kreditinstitute (MaRisk). Übersetzt bedeutet dies, dass angesichts notwendiger Investitionen die Kosten bei zunehmend knappen Personalressourcen steigen – eine ordnungsgemäße Betriebsführung für die einzelnen Sparkassen damit immer herausfordernder.

Kölner Kooperation

Nicht zuletzt ein steigender Kostendruck hat bereits in der Vergangenheit für wegweisende Entscheidungen gesorgt. Vor über 15 Jahren hatten sich die Sparkasse KölnBonn und die Kreissparkasse Köln dazu entschieden, ihren IT-Betrieb outzusourcen und große Teile ihrer jeweiligen IT-Abteilung in einer gemeinsamen Tochtergesellschaft zu bündeln, die dann den operativen IT-Betrieb für die beiden Großsparkassen durchführt. Eine enge Verzahnung mit der Finanz Informatik (FI) hat es über längere Zeit jedoch nicht gegeben. Nach und nach setzte im Rheinland aufgrund wachsender technischer Herausforderungen ein Umdenkprozess ein; zugleich hatte die FI parallel ihr Angebot an neuen Produkten sukzessiv ausgebaut – eine ideale Ausgangslage, um noch enger zusammenzuarbeiten.

Angefangen hat alles im Mai 2012 mit einem zweitägigen Workshop und der Produkteinführung von IT-Service, die im Vorfeld des eigentlichen ITSC-Projekts notwendig waren. Danach ging es Schritt für Schritt in die Umsetzung. Für die beiden Kölner Sparkassen stand zunächst die Verlagerung des Serverbetriebs im Mittelpunkt (IT-Service). Die FI musste dabei konzeptionell sowie monetär nachweisen, dass sich die Anforderungen der beiden Institute auch mit ihrer IT-Service-Umgebung abbilden lässt. Denn: Neben den bekannten OSPlus-Anwendungen setzten die beiden Häuser noch mehr als 1.000 individuelle Anwendungen ein. Dabei ging es nicht um die häufig zitierten »individuellen Sonderlocken«, sondern um Anwendungen, die schlicht mit dem Geschäftsmodell von Großsparkassen zu tun haben, beispielsweise mit dem eigenen Börsenhandel. Viele dieser Anwendungen waren hochkomplex mit diversen Server-Backends und Netzwerkverbindungen auch außerhalb der Sparkassenorganisation.

Ein regelrechter Paradigmenwechsel stand an – für die beiden Sparkassen und auch für die FI. Denn auch wenn die zwei Institute die Stadt »Köln« in ihrem Namen tragen, so sind sie doch zwei völlig auch kulturell unterschiedliche Unternehmen, die zuvor teilweise die gleichen Produkte und Anwendungen auf völlig verschiedene Weise eingesetzt haben.

Tragende Säule im FI-Portfolio

Seit einigen Jahren bietet die FI den Sparkassen und Verbundunternehmen mit ITServicesComfort (ITSC) ein Bündel an standardisierten IT-Outsourcing-Dienstleistungen an. Diese gehen über die klassischen Kernaufgaben der FI, die Anwendungsentwicklung und den IT-Betrieb rund um OSPlus, hinaus. Im Februar 2021 nutzten bereits 22 Institute, darunter drei Servicegesellschaften und eine Landesbank, das Angebot. Drei befinden sich aktuell in der Migrationsphase, vier in der Vorbereitungsphase und mit zehn Kunden ist die FI aktuell in der Angebotsphase. Das Interesse vieler Institute an ITSC wächst stark (siehe auch den Artikel »Steuern statt Rudern« über den Einsatz von ITSC in Schleswig-Holstein, ITmagazin 2/2019), denn mit einer Verlagerung an die FI sind zugleich interessante Vorteile verbunden:

• Verringerung operationeller Risiken

• Erhöhte Betriebssicherheit

• Investitionssicherheit und Kostentransparenz

• Optimierte Prozesse und Vertriebsstrukturen

• Potenzial für strategische Neuausrichtung durch

veränderte Rolle der IT-Organisation

FI kann auch Großsparkassen

Dass die Übernahme des operativen IT-Betriebs zweier Großsparkassen alles andere als eine Kleinigkeit ist – und nebenbei bemerkt, auch eine große Verantwortung mit sich bringt – zeigt allein die Dimension des »Kölner Projekts«: mehr als acht Jahre Projektlaufzeit, über 1.000 individuelle Anwendungen über OSPlus hinaus, die vollumfängliche Übernahme der technischen Infrastruktur von über 8.000 Arbeitsplätzen in beiden Häusern. Hier wird deutlich, dass ITSC für eine umfassende Strategie steht – die Möglichkeit, den kompletten IT-Betrieb zur FI auszulagern. Das heißt: Die strategische Ausrichtung verbleibt bei der Sparkasse, während die operativen Tätigkeiten im Rahmen des Outsourcings vollumfänglich von der FI übernommen werden. Somit werden regulatorische Vorgaben sichergestellt.

Bereits heute bietet die FI eine Reihe von Infrastrukturprodukten an, mit denen Teile des IT-Betriebs übernommen werden, zum Beispiel:

• IT-Service, der Kunde kann seine Server zur FI verlagern,

• Full Service Print, Verlagerung des Druckerbestands an die FI,

• Full Service Client, Übernahme der Clients durch die FI,

• Full Service LAN, Verlagerung des Netzwerksbetriebs,

• SBSI, die FI übernimmt den kompletten SB-Betrieb,

• OSPlus-Telefonie, Verlagerung des Telefonbetriebs.

Mit der strategischen Entscheidung für ITSC werden jedoch nicht einige Bereiche, sondern sämtliche Teile eines Betriebs ausgelagert. Beim Einsatz sämtlicher Infrastrukturprodukte der FI bekommt der Kunde fünf zusätzliche, verpflichtende Leistungen im Paket:

• User-Help-Desk: Nimmt Störungsmeldungen und Anfragen von Sparkassen-Mitarbeitern an und führt Erstlösungen herbei,

• Vor-Ort-Service: Erledigt alles, was vor Ort beim Kunden zu erledigen ist,

• Servicecenter: Führt alle administrativen Tätigkeiten für den Kunden durch inkl. Gesamtkoordination,

• Kundenservicemanagement: Ansprechpartner für alle operativen betrieblichen Fragestellungen,

• IT-Consulting: Beratung in allen strategischen Fragen.

Das sagen die beiden Kölner Sparkassen zum Abschluss des Projekts:

Ulrich Koegeler Bereichsleiter Organisation Betrieb und IT, Sparkasse KölnBonn »Die größte Herausforderung im Projekt war es, ein gemeinsames Verständnis für die notwendigen Serviceprozesse zu erreichen. Die FI musste lernen, die Auswirkungen auf die Abläufe der Sparkasse mitzudenken und wir mussten lernen, Rücksicht auf effiziente Betriebsabläufe bei der FI zu nehmen. Das war nicht immer einfach und erforderte Kompromisse auf beiden Seiten. Die Zusammenarbeit war aber zielgerichtet und professionell, so dass wir letztlich ein sehr gutes gemeinsames Ergebnis erreicht haben. Auch wenn es uns nicht immer leicht gefallen ist, langjährige und individuelle Abläufe zu verändern, sind wir davon überzeugt, mit dem Wechsel zur FI den richtigen Schritt gemacht zu haben. Es gibt sicher noch Themen, die besser werden können und daran wird auch weiter gearbeitet. Die Vorteile für uns überwiegen aber bereits jetzt deutlich. Mit ITSC werden sowohl unsere als auch die Anforderungen der Aufsicht an einen stabilen IT-Betrieb mit funktionierenden Serviceprozessen erfüllt.«

Thomas Scharf Direktor Prozesse/IT, Kreissparkasse Köln »Die Entscheidung, das Produkt ITServicesComfort einzusetzen, haben wir mit großem Respekt vor dem damit verbundenen Migrationsschritt getroffen. Zumal es sich um ein Projekt über einen Zeitraum von fast drei Jahren handeln sollte. Sowohl die guten Erfahrungen aus der Einführung des ITService als auch die intensive Vorbereitung des Projektes zusammen mit den Kollegen der FI stellten aber gute Vorzeichen für dieses Vorhaben dar. Als wesentlichste Herausforderung habe ich wahrgenommen, dass für alle Produkte des ITSC jeweils der gemeinsame Weg zu finden war. D.h. auf der einen Seite die Anforderungen der KSK und auf der anderen Seite die notwendige Standardisierung der FI übereinander zu bringen. Mit viel Energie, professionellem Anspruch und Lösungswillen auf beiden Seiten ist dies so gelungen, dass wir heute sehr zufrieden mit den Produkten des ITSC sein können. Dies gilt insbesondere unter dem Aspekt der Betriebssicherheit. Für die noch wünschenswerten und sinnvollen Weiterentwicklungen der Produkte stellt die mit der Migration gelegte Basis eine sehr gute Grundlage dar. Wir fühlen uns mit ITServicesComfort gut für die Zukunft aufgestellt.«