Steuern statt rudern

Die Anforderungen an den IT-Betrieb in einer Sparkasse steigen spürbar: Aufgaben wie zum Beispiel operationale Risiken verringern, Betriebssicherheit erhöhen und Prozesse optimieren stehen dabei genauso auf der Agenda wie die Investitionssicherheit und die Transparenz der Kosten. Stellt sich die Frage, ob eine Sparkasse bei diesen Herausforderungen auf eine traditionelle IT-Abteilung weitgehend verzichten kann? Die Antwort lautet: Ja, denn die Finanz Informatik (FI) hat mit ITSC ein Dienstleistungsangebot im Portfolio, mit dem Institute ihre Betriebs- und Serviceprozesse rund um die IT an die FI auslagern können. Somit können die Ressourcen für die Erbringung dieser Prozesse in der IT- bzw. Organisationsabteilung für Innovation, Steuerungsaufgaben und Weiterentwicklung der Häuser mehrwertstiftend eingesetzt werden. Bundesweit nutzen bereits viele Sparkassen individuell ausgeprägt ITServicesComfort. In Schleswig-Holstein geht man nun noch einen Schritt weiter: »Von der Manufaktur zur Serienfertigung – ein ITSC-Standard für eine Region«.

Teamwork für gemeinsames Ziel

Im November 2017 fiel der Startschuss für das Projekt »ITSC in Schleswig-Holstein (ITSH)«: Zum Projektteam gehören die Förde Sparkasse, die Nord-Ostsee Sparkasse, die Kreissparkasse Herzogtum Lauenburg, die Sparkasse Mittelholstein AG, die Sparkasse zu Lübeck AG und die Sparkasse Südholstein sowie die Finanz Informatik als ITDienstleister.
Die Förde Sparkasse nutzte zum Projektstart bereits alle ITSC-Bausteine. Innerhalb des Teams hat sie daher eine »besondere« Rolle: Sie bringt ihren gesamten ITSC-Erfahrungsschatz ein und ist Sprecher der beteiligten Sparkassen. »Wir haben uns früh für ITSC entschieden, da die FI in diesem Themenfeld sehr kompetent ist, Service- sowie Betriebsprozesse rund um die IT nicht zum originären Aufgabenfeld einer Sparkasse gehören und die internen Aufwände dafür steigen«, fasst Carsten Tietgen, Abteilungsdirektor Organisationsentwicklung bei der Förde Sparkasse, die Motivation zur frühen Auslagerung des IT-Betriebes zusammen. »Zudem gibt es immer mehr umzusetzende Anforderungen der Bankaufsicht an die IT. Mit der Nutzung von ITSC sind unsere Kosten für die IT planbar und stabil.« Und man habe Dank ITSC interne Ressourcen freistellen können, um Zukunftsthemen zu steuern und weiterzuentwickeln. Bernd Schütze, Leiter IT-Management bei der Förde Sparkasse und seit 15 Jahren verantwortlich für die Steuerung von IT- und Admin-Service, ergänzt: »Für die letzten 15 Jahre bis heute ziehen wir positiv Bilanz rund um das Thema IT, ITSC und FI. Unsere Erwartungen wurden erfüllt.«

»Mit einem ITSC-Standard für Schleswig-Holstein können wir langfristig und stringent die notwendigen IT-Betriebsprozesse durch den strategischen IT-Partner der Sparkassenorganisation sichern. Die FI sollte das Produkt-Profil weiter schärfen und interessierten Kunden ITSC ohne Schnörkel und Sonderlocken zur Verfügung stellen.« Ulrich Wierzbinski, Bereichsdirektor Organisation/IT, Nord-Ostsee Sparkasse

»Das Zusammenrücken der Org-/IT-Abteilungen der sechs beteiligten Sparkassen bringt mehr Austausch, mehr gegenseitige Unterstützung und mehr Lernen voneinander. Wir haben viele Impulse zur Standardisierung mitgenommen.« Sandra Witte, Abteilungsdirektorin Betriebsservice & Digitalisierung, Sparkasse Mittelholstein

»Mit ITSC können wir die aufsichtsrechtlichen Anforderungen an den IT-Betrieb und die Anforderungen an die IT-Sicherheit abdecken.« Thorsten Michler, Direktor Organisation, Sparkasse Südholstein

Daten erheben für gemeinsame Basis

Sechs Sparkassen in einem Team bedeutet u. U. sechs unterschiedliche Ausgangssituationen. In der ersten Projektphase wurden daher erst einmal Daten erhoben, eine gemeinsame Roadmap und der Standard für Schleswig-Holstein erarbeitet sowie Optimierungspotenziale identifiziert. Diese Ergebnisse – entsprechend aufbereitet – dienten allen beteiligten Projektsparkassen als Basis für den internen Entscheidungsprozess. »Durch diese gemeinsame Vorgehensweise wird die Kooperation zwischen den Häusern deutlich verbessert«, sagt Ulrich Wierzbinski, Bereichsdirektor Organisation/IT bei der Nord-Ostsee Sparkasse. »Alle haben die Bereitschaft gezeigt, von den jeweiligen Vorreitern bzw. den ›Klassenbesten‹ zu lernen. Die Diskussionen im Vorfeld mit der FI hinsichtlich des Standards und des dazugehörenden Preises waren sehr intensiv und bedurften einiger Schleifen.« Auf den Hardware-Standard habe man sich sehr schnell geeinigt. Die Definition des Software-Standards sei allerdings aufgrund der Komplexität und Abhängigkeiten in den einzelnen Häusern aufwändiger gewesen. Letztlich konnte der eigentliche Rollout-Plan gut auf die individuellen Bedürfnisse der Häuser abgestimmt werden.
Das bestätigt auch Sandra Witte, Abteilungsdirektorin Betriebsservice & Digitalisierung bei der Sparkasse Mittelholstein AG: »Die Umsetzung und der Zeitplan von ›ITSH‹ sind passgenau auf unsere Bedürfnisse und Ausgangssituation zugeschnitten. Alle Projektsparkassen unter einen Hut zu bringen, war eine Herausforderung und hat länger gedauert als gedacht. Es hat sich aber gelohnt: Wir haben dadurch viel voneinander gelernt und werden auch aus dem Umsetzungsprojekt unseren Nutzen ziehen. Außerdem haben wir im Vergleich mit den anderen Häusern erkannt, dass wir in Sachen Standardisierung schon ganz gut unterwegs sind.«
Für Thorsten Michler, Direktor Organisation bei der Sparkasse Südholstein, war die Vorgehensweise im Projekt ebenfalls vorteilhaft: »Durch den intensiven Erfahrungsaustausch haben wir noch mehr Transparenz über die ITSC-Dienstleistung der FI erlangt und konnten im Vergleich mit den anderen Häusern die allgemeine Auslagerungsproblematik identifizieren. Ich nehme für mich mit, dass es grundsätzlich möglich ist, gemeinsam vorzugehen. Basis dafür ist u.a. die hohe Integrationsbereitschaft der FI.«

»Für uns ist die FI der gesetzte Partner, um eine ganzheitliche Lösung zu realisieren. ›ITSH‹ ist ein Beitrag zur Betriebsstrategie der Zukunft.« Carsten Tietgen, Abteilungsdirektor Organisationsentwicklung, Förde Sparkasse »Es ist wichtig, die Org-/ITRessourcen auf die Weiterentwicklung unseres Hauses zu konzentrieren und nicht auf den Betrieb der IT.« Bernd Schütze, Leiter IT-Management, Förde Sparkasse

»Durch ITSC versprechen wir uns mehr Freiräume, um Steuerungsprozesse weiterzuentwickeln und die Standardisierung sowie Digitalisierung in unserem Haus vorantreiben zu können.« Lutz Schacht, Abteilungsleiter Organisationsmanagement, Sparkasse Lübeck

»Mit der Standardisierung von ITSC für Schleswig-Holstein haben wir die Chance auf ein echtes arbeitsteiliges Vorgehen zwischen den Häusern, denn nicht jeder muss das Rad neu erfinden.« Andreas Klahn, Abteilungsleiter Organisationsentwicklung, Kreissparkasse Herzogtum Lauenburg

Entscheidung für gemeinsame Lösung

Mittlerweile ist das Vorprojekt abgeschlossen. Alle beteiligten Institute haben sich für »ITSC in Schleswig-Holstein (ITSH)« entschieden und den Letter-of-Intent (LoI) unterzeichnet. »Wir haben in unserem Haus den LoI unterzeichnet, weil das Gesamtpaket für uns stimmig ist«, sagt Andreas Klahn, Abteilungsleiter Organisationsentwicklung bei der Kreissparkasse Herzogtum Lauenburg. »Meines Erachtens macht ITSC bei konsequenter Umsetzung auch wirtschaftlich langfristig Sinn. Man muss es als Haus aber wirklich wollen und machen, denn jedes Mehr an Individualität kostet. Konsequenz wird hier das Zauberwort sein.« Aus dem Vorprojekt nimmt er mit, dass »es möglich ist, mit mehreren Sparkassen gemeinsame Standards zu definieren«. Es sei allerdings einfacher, über Standards zu reden als sie im Alltag zu erleben. Um die Akzeptanz für die Ergebnisse und das Vorgehen zu schaffen, hat die Kreissparkasse Herzogtum Lauenburg die Mitarbeitenden aus der IT-Organisation – und damit die unmittelbar Betroffenen – von Anfang an aktiv beteiligt. Daher ist Andreas Klahn zuversichtlich, dass auch die anstehenden Aktivitäten gut klappen werden.

Gemeinsame Standards umsetzen

Nun geht es an die Umsetzung – das Migrationsprojekt ist gestartet. Jedes der beteiligten Institute wird nach einem individuellen Zeit- und Aktivitätenplan migrieren. Mitte 2022 werden dann alle Projektsparkassen mit dem ITSC-Standard für Schleswig-Holstein arbeiten. Aufgrund seiner langjährigen ITSC-Erfahrungen bei der Förde Sparkasse weiß Carsten Tietgen: »Der Gewöhnungsprozess an neue Prozesse und Ansprechpartner, wie User Help Desk der FI oder Techniker, ist kurz und umso erfolgreicher, wenn man selbst erlebt, wie unkompliziert alles auch mit externen Ansprechpartnern funktioniert.«
Lutz Schacht, Abteilungsleiter Organisationsmanagement bei der Sparkasse zu Lübeck AG, schaut ebenfalls zuversichtlich in die Zukunft: »Wir möchten Steuerungsprozesse weiterentwickeln und die Standardisierung sowie Digitalisierung in unserem Haus vorantreiben. Durch ITSC versprechen wir uns, die nötigen Freiräume zu schaffen, um diese wichtigen Aufgaben angehen zu können. Mittelfristig verfolgen wir das Ziel, in einem sich verändernden Umfeld auch Kostenflexibilisierung zu erreichen.«

Gemeinsames Fazit der Projektsparkassen

Die sechs Sparkassen, die sich gemeinsam mit der Finanz Informatik auf den Weg gemacht haben, einen ITSC-Standard zu erarbeiten und in ihren Häusern einzuführen, sind sich sicher, dass es ein zielführender, zukunftsorientierter und erfolgreicher Weg ist. Basis dafür seien eine standardisierte Nutzung von ITSC und das gemeinsame Verständnis, die strategische Ausrichtung der Sparkasse in den Vordergrund zu stellen und nicht die für einzelne Bausteine möglicherweise kostengünstigere interne Lösung. Denn die internen Aufwände müsse man, »insbesondere auch unter dem Fokus der BAIT (Bankenaufsichtliche Anforderungen an die IT), realistisch in die Zukunft projizieren«.

»Mit ITSH«, so die Einschätzung der in der Finanz Informatik verantwortlichen Geschäftsbereichsleiter Jens-Uwe Grieser (Infrastrukturberatung) und John Marquardt (Kundenservice), »leisten die beteiligten Sparkassen einen über die Region hinausgehenden Beitrag zur Festlegung von Sparkassenstandards. Damit kann die Finanz Informatik ihre Leistungserstellung besser skalieren und in Folge wirtschaftlicher anbieten. Je mehr Sparkassen sich diesem Weg anschließen, desto attraktiver wird ITSC für alle.«
»ITSC in Schleswig-Holstein (ITSH)« ist ein Angebot der Finanz Informatik für das Bundesland und nicht nur für die beteiligten Projektsparkassen. Bei Interesse können weitere Institute aus der Region das Dienstleistungsangebot ebenfalls nutzen.