Teamroom
Zusammenarbeit neu gedacht
Kurzfristige Umfragen durch BaFin und Bundesbank sind für die Kreditinstitute zu einer echten Herausforderung geworden. Um die Sparkassen hier optimal zu unterstützen, wurden neue Wege in der Zusammenarbeit entwickelt und kurzfristig eingeführt. Hierfür wurde ein sogenannter Teamroom eingerichtet, der den Instituten eine Plattform bot, in der alle Informationen zentral bereitgestellt wurden und die Sparkassen zeitnah Antworten auf wichtige Fragen erhielten.
DER TEAMROOM
Zu den an sich schon herausfordernden kurzen Abgabefristen kam erschwerend hinzu, dass die Sparkassen bisher bis zu fünf unterschiedliche Informationsquellen von Aufsicht, Deutscher Sparkassen- und Giroverband (DSGV), S-Rating und Risikosysteme (SR), Finanz Informatik (FI) sowie dem jeweiligen Regionalverband beachten mussten. Aus diesem Grund wurde mit dem Teamroom »Auskunftsersuchen Immobilienfinanzierungen – Kreditvergabestandards« der Versuch gestartet, in der Sparkassen-Finanzgruppe eine effiziente, technikgestützte Zusammenarbeit zu erproben. Diesen Teamroom stellte federführend der Sparkassenverband Niedersachsen (SVN) bereit und übernahm gleichzeitig auch die Administration und Moderation der Informationsplattform. Technisch basierte dieser auf der Lösung »Office_neo (ON) Teamroom«, ein Lösungsangebot aus der zentralen Bürokommunikations-Plattform Office_neo der FI. In einem ersten Schritt wurden die Informationen aus den verschiedenen Quellen gesammelt und im Teamroom eingestellt. Von Anfang an wurden alle Sparkassen als Nutzer für den Teamroom zugelassen. Zugangsberechtigungen für die betroffenen Mitarbeiter konnten ganz einfach mit dem Dezentralen Administrationswerkzeug (DAW) eingerichtet werden.
IN DER PRAXIS
Die Informationsplattform konnte durch die Sparkassen auf unterschiedliche Weise genutzt werden: Zum einen konnten dort Informationen zentral abgerufen werden, zum anderen bestand ebenso die Möglichkeit, direkt eine Frage zu platzieren, die im Bereich FAQ noch nicht beantwortet wurde. Der Teamroom wurde über ein Redaktionsteam koordiniert, das darüber entschied, welche Beiträge auf der Plattform veröffentlicht werden. Das Redaktionsteam setzte sich aus Vertretern der Regionalverbände, der SR, der FI und des DSGV zusammen und stimmte sich zweimal wöchentlich per Web-Konferenz ab. Das sorgte für einen permanenten Informationsfluss und Austausch innerhalb des Teams. Direkte Anfragen von Sparkassen konnten dabei sowohl von einem einzelnen Redaktionsmitglied beantwortet, als auch innerhalb des Teams zur Diskussion gestellt werden.
OPTIMALE UNTERSTÜTZUNG
Im Sinne eines First-Level-Supports waren die Regionalverbände für die Beantwortung der fachlichen Anfragen zuständig. Die Beantwortung erfolgte durch einen oder auch mehrere Regionalverbände – je nach Administration bzw. Vereinbarung. Es wurde darüber hinaus sichergestellt, dass die Mitglieder des Redaktionsteams entsprechend der Zugehörigkeit zum Support-Level direkt per Push-Nachricht informiert wurden, sobald eine Frage eingestellt oder weitergeleitet wurde. Dadurch konnten Fragen technisch an die betroffenen Support-Level, wie SR und FI (Second-Level-Support) und DSGV (Third-Level-Support) koordiniert werden. War eine Fragestellung für mehrere Sparkassen relevant, so entschied das Redaktionsteam darüber, ob diese sichtbar für alle Institute in die FAQ aufgenommen wurde. Die Veröffentlichung erfolgte entsprechend anonymisiert.
KOMFORTABLE SUCHE
Viele positive Rückmeldungen aus den Sparkassen zeigen, dass die Institute
von der Einrichtung einer Informationsplattform profitieren. Denn sie sparen sich das Zusammensuchen von Informationen aus verschiedenen Quellen, die über den Teamroom auf einer Plattform gebündelt zur Verfügung stehen. Des Weiteren erhielten die Institute zentralisiert zeitnah Antworten auf ihre Anfragen. Der Teamroom bietet verschiedene Filtermöglichkeiten und Übersichten über noch offene und bereits beantwortete Fragestellungen. Je nach Thema oder Zielsetzung eines Teamrooms kann dieser individuell auf die jeweiligen Anforderungen angepasst und administriert werden.
EIN ERSTES FAZIT
Die Nutzung des Teamrooms hat sich bei diesem unternehmensübergreifenden Einsatz in der Sparkassen-Finanzgruppe bewährt. Das lässt sich auch mit Zahlen belegen: In sechs Wochen konnten über 400 Anfragen von Sparkassen über diese Lösung beantwortet werden. So konnte der kurze Zeitraum, der für die Beantwortung blieb, mit vereinten Kräften effizient genutzt werden. Jetzt kommt es darauf an, das wertvolle Feedback aller Beteiligten auszuwerten, um diese Lösung auch in Zukunft weiter intensiv zu nutzen.