Gut gestartet

Mit Office_neo erhalten die Institute nicht nur neue Anwendungen für E-Mail und Kalender, sondern auch eine breite Palette vorteilhafter Lösungen und innovativer Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit. Mit den neuen Tools schafft die S-Finanzgruppe die Voraussetzungen für eine zukunftsfähige Bürokommunikation in den Instituten, in der Sparkassen-Finanzgruppe und auch für die Kommunikation mit dem Kunden.

Teamrooms für eine bessere Zusammenarbeit

In der modernen Arbeitswelt wird die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und einzelnen Teams immer wichtiger. Mit »On_Teamroom«, der zentralen Collaboration-Plattform, stellt die Finanz Informatik den Instituten wesentliche Funktionalitäten für die Informationsbereitstellung sowie für die institutsinterne und auch institutsübergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung. Die Anwendung ist voll integriert in die weiteren Services des Office_neo-Arbeitsplatzes. Neben den Funktionen aus den Bereichen Informationsmanagement und Zusammenarbeit bietet »On_Teamroom« eine leistungsfähige Plattform für die Entwicklung von Workflows und individuellen Anwendungen. Damit bildet die Plattform die Basis zur Ablösung von institutsindividuellen Domino-Applikationen.

Exchange-Institute pilotierten zuerst

Bereits im Juni 2018 ist die Migration für Office_neo mit dem ersten Piloten gestartet. Den Anfang für die Migration machten die Institute, die heute schon Microsoft Exchange und das Produkt IT-Service einsetzen. Dies ist u.a. der Großteil der Institute der Region Bayern. Der erste Cut-over erfolgte mit der Sparkasse Landsberg-Dießen vom 25. bis 27.06.2018, als erste Domino-Sparkasse wurde die Rhön-Rennsteig Sparkasse am 18.08.2018 auf die neue Plattform umgestellt. Mittlerweile wurden mehr als 36.000 Postfächer erfolgreich auf Office_neo migriert. Nachdem die Migrationsserien der Exchange-Sparkassen auf Office_neo bereits seit Monaten erfolgreich durchgeführt werden, wurde am 27.10.2018 auch die erste Pilotserie von Domino-Sparkassen auf Office_neo umgestellt. Über die Serienplanung und das Rolloutvorgehen wurden die Sparkassen frühzeitig informiert und die individuellen Bedürfnisse der Institute berücksichtigt. Aktuell liegen bereits Anmeldungen von über 100 Sparkassen vor, die die Migration von IBM Domino auf Office_neo durchführen möchten.

Bewährtes Migrationsverfahren

Bei dem Serien-Rollout baut die FI auf einen Migrationsablauf, der sich schon in der Vergangenheit bei den Kunden bewährt hat. Alle Serienteilnehmer werden über das Migrationsvorgehen in separaten Kick-off-Terminen informiert. Im Rahmen des Serien-Kick-offs wird die detaillierte Migrationsplanung für die Institute besprochen. Parallel zum Rollout erfolgt auch die Einführung von Office 2016. Neben Microsoft Outlook beinhaltet Office 2016 auch weitere Büro-Anwendungen, welche die Mitarbeiter je nach Lizenzierung nutzen können. Um den Umstieg für die Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, stellt die FI den Endanwendern eine webbasierte Schulungsplattform zur Verfügung. Die Software umfasst Schulungsvideos, Übungen und »Schnellreferenzen«. Eine Umstiegshilfe speziell für Sparkassen, die bislang den IBM Notes-Client nutzten, erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit mit den neuen Office-Tools. Die Lernplattform ist bereits von stationären Arbeitsplätzen aus für alle Institute freigeschaltet.

Erste Funktionen von Office_neo

Folgende Funktionen werden mit der ersten Ausbaustufe von Office_neo bereitgestellt:

Auf Basis von Microsoft Exchange 2016

• Mail (auch verschlüsselt)
• Kalender
• Aufgaben
• Kontakte
• Notizen
• Zugriff über nativen Web-Client

Auf Basis von Microsoft Skype for Business

• Awareness-Anzeige
• Textchat
• Screensharing/Webconferencing
• Whiteboarding

Auf Basis von Microsoft Sharepoint

• On_Teamroom

Audio- und Videofunktionalitäten, externe Kommunikation sowie die Möglichkeit der Integration mobiler Endgeräte werden plangemäß ab dem 1. Quartal 2019 in Office_neo zur Verfügung gestellt.