Datenqualität ist messbar

Ein großes Ziel des Integrierten Datenhaushalts (IDH) ist die Vereinheitlichung und Zusammenführung der Daten aus den unterschiedlichen OSPlus-Systemen und -Anwendungen. Doch bringt die Konsolidierung allein der bestehenden Daten auch immer den gewünschten Nutzen? Sicher nicht, denn die Qualität der Daten ist ein ganz entscheidendes Kriterium für alle daraus folgenden Abfragen und Berichte. Das Datenqualitätsmanagement (DQM) in OSPlus basiert auf einem Regelkreislauf, der die Abweichungen des Datenbestandes zur definierten Regel misst. Auf dieser Basis kann der Datenqualitätsmanager in Zusammenarbeit mit dem Datenmanager die Auffälligkeiten analysieren, gegebenenfalls korrigieren und überprüfen. Die vordefinierten Prüfregeln dafür wurden von der S Rating und Risikosysteme GmbH (SR) konzipiert und anhand der Erfahrungen aus dem Soft-Rollout zum OSPlus-Release 18.0 überarbeitet. Damit das DQM sowohl für kleine als auch für größere Häuser passt, wurden für den Soft-Rollout unterschiedlich große Sparkassen ausgewählt. Die Sparkasse KölnBonn gehört, als eines der großen Institute, seit Anfang 2018 zu den Pilotsparkassen für die neue Anwendung. In der Vergangenheit wurden dort notwendige Datenqualitätsprüfungen sukzessiv und anlassbezogen vorgenommen. Diese gingen bisher allein von den jeweiligen Fachbereichen bzw. -verantwortlichen aus. Sprich: Jeder prüfte für seinen Bereich und erst dann, wenn es notwendig wurde. Bei ausgewählten Geschäftsabschlüssen wurden direkte Prüfungen mittels Vordruck eingeführt, um Probleme bereits bei der Erfassung zu vermeiden: eine gängige Praxis in vielen Häusern.

EINFÜHRUNG IST INTERN BREIT ANGELEGT

Carina Erken
Projektleiterin Datenmanagement Organisation GKM-Geschäft, 
Sparkasse KölnBonn

»Mit der Einführung des DQM erwarten wir langfristig einen strukturierten, geregelten und stetigen Prozess zur Verbesserung der Datenqualität«, skizziert Carina Erken, Projektleiterin Datenmanagement in der Sparkasse KölnBonn, die Erwartungen ihres Instituts an das IDH-Projekt. Folgerichtig sind diverse Fachbereiche von Anfang an eingebunden. Dazu gehört das Auswertungsteam, das bereits früher diverse Prüfungen zur Datenqualität umgesetzt hat und bei der Analyse der Qualitätsregeln unterstützt. Ebenso dabei sind Stammdatenverantwortliche, da die ersten Testregeln auf Personenstammdaten beruhten sowie Kollegen, die vielfältig Erfahrungen mit Daten und Qualitätsprüfungen besitzen. Auch das Vertriebsmanagement, zur sinnvollen Einbindung und Kommunikation mit dem Vertrieb Titelthema IDH: DQM sowie der Bereich Organisation, zur weiteren Etablierung des Qualitätsmanagements, gehörten von Anfang an dazu. »Darüber hinaus tauschen wir uns regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Meldewesen aus«, betont Carina Erken.

NEUE STRUKTUREN, NEUE ROLLEN
Mit Einführung des DQM wird empfohlen, zugleich die neue Rolle des »Datenqualitätsmanagers« zu etablieren. In der Sparkasse KölnBonn wird die Funktion nach aktueller Planung im Organisationsbereich angesiedelt. Zugleich hat man die Verantwortlichkeiten eines Datenmanagers in bestehenden Rollen verankert und ist dabei, entsprechende DQM-Prozesse im Institut zu installieren. Bewusst hat man alle Prüfregeln zum Testen aktiviert, um einen ersten, gleichwohl umfassenden Überblick zu gewinnen und um erste Verbesserungs- und Bereinigungsmöglichkeiten zu erkennen. »Erste Schlussfolgerungen konnten wir für die AnaCredit-Meldung nutzen. Nach der Pilotphase werden wir festlegen, mit welchen weiteren Regeln wir regelmäßig starten werden«, erläutert Carina Erken die nächsten Schritte. 

ERSTE ERKENNTNISSE
Seit Mitte 2017 läuft das Projekt bei der Sparkasse Köln- Bonn, ein erstes Fazit steht bereits heute fest. »Die Anwendung macht die Messbarkeit der Datenqualität zum ersten Mal übergreifend vergleichbar und objektivierbar. Damit kann das bisherige ›Gefühl‹ guter oder schlechter Datenqualität belegt oder auch entkräftet werden«, sagt Carina Erken. Mit OSPlus-Release 18.1 ist es zudem möglich, selbstdefinierte Prüfregeln zu erstellen, um so institutsindividuelle Sachverhalte adressieren und kurzfristig auf neu auftretende Aspekte reagieren zu können. Bereits im Vorfeld hatte die Sparkasse deshalb bestehende Regeln gesammelt, um sie dann in die Anwendung einfließen zu lassen.
Eine wichtige Erkenntnis der Sparkasse KölnBonn ist, die Rolle des Datenmanagers mit Blick auf bestehende Verantwortlichkeiten im Haus zu planen und verankern, um Überschneidungen und Unklarheiten zu vermeiden. Es empfiehlt sich, wie bei anderen Projekten auch, alle betroffenen Bereiche Schritt für Schritt einzubinden. Die Unterstützung des Top-Managements ist dabei nicht nur wünschenswert, sondern ausdrücklich erforderlich. »Ausgesprochen positiv fand ich, dass Sparkassen, Verbände, die FI und die SR, an einem Tisch saßen. Auch die Webinare haben einen guten Überblick über die Anwendung und die anstehenden Aufgaben vermittelt. Für die Abnahmen hätte ich mir indes längere Vorlaufzeiten gewünscht«, stellt Carina Erken rückblickend in Bezug auf die Zusammenarbeit in der Sparkassen-Finanzgruppe fest. 

ERFAHRUNGEN IM DREILÄNDERECK

Sina Müller
Mitarbeiterin Marktfolge Passiv, Markt-Service-Zentrum,
Sparkasse Markgräferland

Auch die Sparkasse Markgräflerland hat sich seit Anfang 2018 mit dem DQM beschäftigt. Bislang wurden dort allein anlassbezogene Auswertungen bzw. Bereinigungen über die Individuelle Datenverarbeitung (IDV) vorgenommen. Dies änderte sich mit der Einführung des DQM, verantwortet von den Abteilungen Marktfolge Passiv und Organisation, grundlegend, wie Sina Müller, Mitarbeiterin in der Marktfolge Passiv der Sparkasse Markgräflerland, berichtet. »Wir führen das DQM im Rahmen eines Projektes ein, das aktuell noch läuft. Unser Ziel ist es, einen dauerhaften Qualitätskreislauf zu etablieren. Dazu haben wir technisch alle 200 Regeln betrachtet, obgleich einige Fehler aus der Vergangenheit dank neuer Prozesse durch OSPlus_neo zukünftig nicht mehr auftreten können«, erläutert Sina Müller die Vorgehensweise. »Bei Regeln im Bereich Steuer und Legitimation sind regelmäßige Auswertungen jedoch durchaus sinnvoll. So nutzen wir rund 20 Regeln monatlich und acht viertel- oder gar halbjährlich.« Auch eigene Vorgaben für Regeln sind geplant, sobald das Release 18.1 eingeführt ist.

THEMA RECHTZEITIG ANGEHEN
Den benötigten Aufwand für die DQM-Einführung kann die Sparkasse Markgräflerland nur schwer einschätzen. »Der Rollout hat gezeigt, dass die Aufwände in großem Maße von der individuellen Ausgangslage jeder Sparkasse abhängig sind. Jede Aussage unsererseits würde einem anderen Institut in diesem Fall nur begrenzt nützen«, gibt Sina Müller zu bedenken. Einen Tipp hat sie dennoch für alle Institute, die vor der Einführung stehen. »Ich kann nur empfehlen, sich unabhängig von dem technischen Werkzeug frühzeitig mit dem DQM zu beschäftigen«, stellt die Mitarbeiterin der Sparkasse Markgräflerland fest. Denn wichtige Fragen müssen geklärt werden: Wer wird Datenqualitätsmanager? Wo und mit welchen Kompetenzen ist die Stelle in der Organisation angesiedelt? Welche Kapazitäten gibt es für notwendige Bereinigungen? Alles Fragen, die zeitig und »fallabschließend« geklärt werden sollten. Perspektivisch wünscht sich die Sparkasse eine stärkere Verzahnung des DQM mit anderen strategischen Projekten der Sparkassen- Finanzgruppe.

Sehen Sie sich hier den Teaser zum DQM an: https://www.youtube.com/watch/?v=vJoEcHl3rB0