Office_neo (On) bietet den Sparkassen eine breite Palette an Anwendungen und Funktionen. Angefangen von Kommunikationlösungen wie Mail und Webconferencing bis hin zu Kollaborations- und Cloud-Lösungen wie Teamroom und vieles mehr. Ein Teil der Office_neo-Produktfamilie ist auch das Leistungsportfolio für das Raum- und Ressourcenmanagement. Es ermöglicht u. a. die Buchung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen direkt aus dem Outlook-Kalender. Erweitern lässt sich der Leistungsumfang durch zusätzliche Module wie z. B. Desk Sharing, Parkplatzreservierung oder das Poolfahrzeug-Management. Die Funktion Desk Sharing erleichtert beispielsweise die Organisation der vorhandenen Arbeitsplatzräume und Ressourcen in einer Sparkasse.

Flexibel und leicht zu integrieren

Die Sparkasse Bodensee setzt seit rund zwei Jahren auf das Office_neo-Produkt »Raum und Ressourcen« verbunden mit dem Modul »Desk Sharing«. »Für uns war letztendlich das Desk Sharing ausschlaggebend, da wir zur Organisation der vorhandenen Arbeitsplatz- und Bürokapazitäten dringend eine Lösung für unsere Hauptstelle in Friedrichshafen benötigten«, erklärt Jörg Hund die Gründe. Für den IT-Consultant war es wichtig, dass die Anwendung neben dem Funktionsumfang auch in die vorhandene IT-Strategie der Sparkasse passt. »Natürlich sollte die Anwendung möglichst einfach und intuitiv zu bedienen sein und sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung einpassen. Unser strategisches Ziel ist es aber auch, standardisierte FI-Lösungen einzusetzen, damit wir die Anforderungen an die Regulatorik und IT-Sicherheit erfüllen«, macht Jörg Hund klar.

Technische Voraussetzungen schaffen

Die Einführung und die Nutzung der Arbeitsplätze im Desk-Sharing-Modus bewirkte in der Sparkasse nicht nur einen deutlichen Wandel in der Unternehmenskultur, sondern auch bei der Arbeitsplatzausstattung. Zunächst wurden die technischen Voraussetzungen für mobile Arbeitsplätze in Form von mobilen Thin Clients und Docking Stations geschaffen. »In einem großflächigen Geräte-Rollout wurden rund 400 Geräte in der Hauptstelle und den Filialen ausgegeben. Durch die Entscheidung unseres Vorstandes vom klassischen, stationären Arbeitsplatz auf mobile Technik zu setzen, haben wir seit 2022 einen Standard-Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen und einer Dockingstation«, erläutert Jörg Hund die Arbeitssituation. 

Mobiles Arbeiten als Standard

Neben der neuen Technik war auch ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeitenden erforderlich. Von den persönlichen Arbeitsplätzen mussten sich die Sparkassenbeschäftigten verabschieden. Bis auf wenige Ausnahmen, wie in den sehr kundennahen Kassen- und Servicebereichen, ist das mobile Arbeiten nun der neue Standard. Dank der Ressourcenverwaltung unter Office_neo lässt sich das neue Bürokonzept gut organisieren. Davon profitiert mittlerweile die gesamte Sparkasse doppelt. Zum einem lassen sich durch das Ressourcenmanagement Kosten senken und zugleich die Produktivität sowie Motivation der Mitarbeitenden steigern.

3 Fragen an Jörg Hund

Was hat sich durch On Raum und Ressourcen für die Mitarbeitenden im Institut verändert? 

Die Mitarbeitenden erhalten in einer zentralen Anwendung einen schnellen und einfachen Überblick über alle verfügbaren Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen.

Welche Vorteile bringen On Raum und Ressourcen und Desk Sharing konkret für die Sparkasse?

Der ganze Workflow ist durch die einfache Integration über das Outlook Add-in intuitiv und für jeden leicht bedienbar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten ohne langes Suchen genau den Raum, den Sie benötigen. Die sofortige Auswahl der gewünschten Anforderungen wie Personenanzahl, Ausstattung, Lage, Typ, usw. bietet einen enormen Mehrwert. Das Modul Desk Sharing ist bei uns nicht mehr wegzudenken. Wir können so unsere Ressourcen effizient im Haus nutzen.

Welche Empfehlungen würden Sie anderen Sparkassen geben?

Wer vorangeht, sich zukunftsorientiert aufstellt und dabei noch Ressourcen schonen möchte, sollte auf jeden Fall auf On Raum und Ressourcen setzen. Durch immer neu entstehende Büro-Konstellationen ergeben sich Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Zusammenarbeit, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsergebnisse auswirkt.