Die Kreissparkassen Böblingen und Halle-Wiedenbrück haben Apps aus der Office_neo (On) Teamroom-Plattform im Einsatz und berichten hier erstmals über ihre Erfahrungen.

Mit Office_neo (On) Teamroom, auf Basis von Microsoft SharePoint, steht den Instituten in der Sparkassen-Finanzgruppe eine zentrale Kollaborationsplattform zur Verfügung, die eine Vielzahl an Funktionen und Anwendungen bietet. Ein wesentlicher Bestandteil der Plattform sind die Teamroom Apps der Office_neo-Produktfamilie. Die nicht-bankfachlichen SharePoint-Anwendungen (Apps) können unter anderem für die agile Projektsteuerung mittels Brainboard, für die Parkplatzverwaltung oder die Personal-und Urlaubsplanung eingesetzt werden. Das Angebot in den vier verschiedenen App-Kategorien ist vielfältig und wird laufend ausgebaut.

Enge Verzahnung zu Office_neo

In der Kreisparkasse Halle-Wiedenbrück hat der Start zur Einführung von Office_neo Teamroom im Jahr 2019 begonnen. »Ausschlaggebend war für uns die Verknüpfung zu weiteren Office_neo-Produkten und die direkte Verzahnung der Microsoft Office-Tools«, so Tim Jakob, Abteilungsleiter IT-Infrastruktur. »Insbesondere bei der Gestaltung digitaler Arbeitsprozesse bietet SharePoint hohe Flexibilität, aber gleichzeitig auch eine anwenderfreundliche Bedienung«, ist Tim Jakob überzeugt. Zudem sind die bereitgestellten Apps funktionell auf die Praxisanforderungen einer Sparkasse ausgerichtet und werden stetig weiterentwickelt bzw. ausgebaut.

So blickt auch Uwe Hoppenz, IT-Leiter der Kreissparkasse Böblingen, auf die Anfänge zurück: »Wir haben mit der Umstellung von Lotus Notes auf SharePoint im Jahr 2020 nach Lösungen für Workflow-Anwendungen gesucht. Nach einer ersten Testphase haben wir uns für den Umstieg auf fertige Lösungen von der FI entschieden.« Bei der Kreisparkasse Böblingen wird die App Brainboard bereits seit mehreren Jahren als hilfreiches Tool in der Projektarbeit eingesetzt. Seit kurzem wird auch die App Teamspot als neue Kollaborationsoberfläche im Projektmanagement genutzt. »Nach der Anlaufphase konnten wir durch den schnellen und konsequenten Wissensaufbau, unter anderem durch unsere SharePoint-Administratorin Marion Waldbauer, das Thema schnell in den Griff bekommen«, ergänzt Uwe Hoppenz.

Interne Testphase vor dem Einsatz

Die Sparkasse Halle-Wiedenbrück prüft jede App in einem »Test-Teamroom«, um den Funktionsumfang kennenzulernen und mögliche Fehlerquellen vorab zu identifizieren. »Anschließend werden die Apps über den Store zur Installation heruntergeladen und die Funktionen, sowie Berechtigungen entsprechend der Anwenderwünsche modifiziert«, so Abteilungsleiter Tim Jakob. Offen berichtet der Abteilungsleiter der Kreissparkasse aber auch über den Beginn der App-Nutzung: »Da wir bei vielen Apps »First Mover« waren, konnten durch unsere Unterstützung auch einige Anwendungen verbessert und Fehler gemeinsam mit der FI behoben werden.« Die FI bietet allen Instituten vor der Implementierung eine dreiwöchige Testphase für die Apps an.

Grundsätzlich müsse man sich als Sparkasse mit dem Thema SharePoint auseinandersetzen, rät auch Uwe Hoppenz aus Böblingen. Für den IT-Leiter hat daher der Merksatz »sharing is caring« bis heute seine Gültigkeit. Fragen sollte man sich auch, welchen Nutzen hat die neue Umgebung und wie müssen sich interne Prozesse verändern?

Was könnte noch verbessert werden?

Nichts ist so gut, dass man es nicht noch verbessern könnte. Dieser oft zitierte Spruch gilt nicht nur für die IT, sondern auch für Teamroom-Anwendungen. Gäbe es eine Wunschliste, dann stünde darauf auch ein Release-Plan mit Terminen für die nächsten Weiterentwicklungen. Beide Sparkassen sehen eine kürzere und regelmäßigere Produktpflege für eine höhere Akzeptanz der Anwendungen.

Im engen Dialog mit den Instituten

Auf einem guten Weg ist die FI bereits beim regelmäßigen Austausch mit den SharePoint-Anwendern in den Instituten. Das jährliche Anwendertreffen in Frankfurt und die Office_neo Community tragen hier ebenfalls zum regelmäßigen Dialog bei. Beide Sparkassen sind sich einig, dass die Apps vor allem den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spürbar erleichtern und einen Zeitgewinn für die bankfachlichen Aufgaben mit sich bringen. »Die Nutzer profitieren auf jeden Fall von der vereinfachten Darstellung in SharePoint im Vergleich zu den bisherigen Eigenentwicklungen«, so Uwe Hoppenz von der Kreissparkasse Böblingen.

Office_neo-Community

Die Office_neo-Community bietet Infos und den Austausch rund um die Office_neo-SharePoint-Services, -Produkte und -Apps. Die Community-Plattform gliedert sich in zwei Bereiche:

1. Ein öffentlicher kostenfreier Bereich mit allgemeinen Infos z. B. zu Produkten, FAQs etc
2. Ein geschlossener kostenpflichtiger Bereich zum direkten Austausch zwischen den Instituten z. B. zu Best-Practice-Ansätzen im Umgang mit Office_neo-SharePoint-Produkten. Diese Foren moderiert die FI aktiv. Bei Fragen wird ein direkter Support geboten. Der Inhalt der Communities wird sukzessive erweitert. Für die Nutzung ist die Leistung »On: Teamroom interner Zugang« notwendig.

Welche Teamroom-Anwendungen und wofür?

Die Office_neo Apps können die Institute für verschiedene Aufgaben und Einsatzzwecke nutzen. Wir stellen Ihnen hier  drei Apps empfehlenswerte Apps vor. Wichtig zu wissen: Die Apps sind verschiedenen Kategorien zugeordnet.

On: Teamroom Vorgangsmanagement (Kategorie 1)

Die Vorgangsmanagement-App bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Planung und Koordination von Aufgaben,  Arbeitspaketen sowie Projekten. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und reichen von einer Aufgabenübersicht für Teams bis hin zur Planung und Projektkoordination. Es lassen sich Personen und Vorgänge zu den Projekten zuordnen, Arbeitspakete anlegen und Zeitpläne sowie Fälligkeiten ergänzen. Leistungsumfang:

• Erfassung und Verwaltung von Vorgängen (z. B. Projekte)
• Verschiedene Ansichten (Kanban, Tabelle, Kalender)
• Einfacher Mailversand direkt aus dem Vorgang
• Individuelle Berechtigungseinstellungen
• Grafische Zeitplanung mit Diagrammen

On: Teamroom Abwesenheitsplaner (Kategorie 2)

Mit der Abwesenheitsplaner-App lassen sich Abwesenheiten von Mitarbeitenden, wie z. B. bei Schulungen und Fortbildungen,  Urlaub, Rufbereitschaften oder Krankheit dokumentieren

und planen. Institute können die Arten von Abwesenheiten, die sie verwalten möchten, frei definieren. Leistungsumfang:

• Umfangreiche Verwaltung von Abwesenheiten
• Genehmigungs- & Vertretungs-Workflows
• Erstellung benutzerdefinierter Abwesenheiten
• Integrierte Übersicht aller Abwesenheiten im Team
• Mailbenachrichtigungen in Echtzeit bei Anträgen

On: Teamroom Teamspot inkl. App Bundle (Kategorie 3)

Der On: Teamspot setzt sich modular aus verschiedenen Apps zusammen. Institute entscheiden, welche App Sie in ihren On: Teamspot integrieren und optimal nutzen wollen. On: Teamspot bietet mit einem modernen Design und ersten integrierbaren SharePoint-Apps die Möglichkeit, die Aufgabenverwaltung im Institut zu optimieren. Leistungsumfang:

• Neues Template für den On: Teamroom mit vordefiniertem Design
• Integration weiterer Apps aus dem dazugehörigen App-Bundle:
• On: Mail Viewer bietet eine zentrale Ablage für E-Mails zum Teilen mit weiteren Personen und geräteunabhängiger Anzeige 
• On: Zeitstrahl ermöglicht die visuelle Darstellung von Meilensteinen
• On: Team Aufgaben ermöglicht den Anwenderinnen und Anwendern, Teamaufgaben zu verwalten und zu dokumentieren