Einfach schneller informiert

Nicht nur in Zeiten von Corona sind Sparkassenmitarbeiter auf aktuelle und schnelle Informationen angewiesen. Die Informationsplattform ICM erleichtert das Veröffentlichen und Verwalten von Informationen in den Instituten und schafft mehrt Transparenz für die Mitarbeiter.

UNTERSCHIEDLICHE ANFORDERUNGEN JE INSTITUT

Die Stadtsparkasse München und die Sparkasse Emsland haben sich beim Aufbau einer internen Informationsplattform für das Produkt »Intranet Content Management« (ICM) entschieden. Beide Institute haben unterschiedliche Erfahrungen bei der Einführung der IT-Lösung gemacht. Nicht nur auf Grund ihrer Institutsgröße war die Ausgangslage bei den Instituten verschieden. Auch bei der Einführung der neuen Anwendung ist jede Sparkasse mit unterschiedlichen Bedingungen gestartet. In der Stadtsparkasse München wurde das Intranet bisher über eine webbasierte Plattform im Eigenbetrieb realisiert. »Als Institut hatten wir uns entschieden, den eigenen IT-Betrieb zum »IT-Service« der Finanz Informatik zu verlagern. Im Zuge der Verlagerung des IT-Betriebs wurden primär FI-Standardprodukte als Zielsysteme eingesetzt. Aus diesem Grund wurde das bisherige, webbasierte Intranet-Portal auf das strategische Produkt ICM migriert«, beschreibt Frank Leuner, verantwortlich für die Internet-Plattform in der Stadtsparkasse, die Ausgangssituation. Für die interne Kommunikation in Sparkassen ist ein modernes und schnelles Informationsportal  unverzichtbar. Die Sparkasse Emsland und die Stadtsparkasse München verlassen sich dabei ganz auf ICM.

Sebastian Drees Leiter Unternehmenskommunikation und Medien, Sparkasse Emsland »Das ICM ist ein Kommunikations- und Informationsinstrument und keine rein technische Lösung. Unter diesem Aspekt sollten Verantwortlichkeiten und Schwerpunkte innerhalb eines Projektteams gesetzt werden.«

STANDARDISIERUNG IM FOKUS

In der Sparkasse Emsland hatte man sich entschlossen, im Rahmen eines 2-tägigen Innovations- und Ideenworkshops, der sogenannten »Startrampe«, ein Konzept für eine moderne und zielgerichtete interne Kommunikations- und Informationsplattform zu entwickeln. Die am Markt bestehenden Intranetlösungen wurden danach anhand der individuellen Anforderungen miteinander verglichen. Das Rennen machte schlussendlich das ICM der FI. »Neben den technischen Voraussetzungen spielte hierbei auch der Wunsch nach größtmöglicher Standardisierung der IT-Landschaft durch FI-Produkte eine wesentliche Rolle«, begründet Sebastian Drees, Leiter Unternehmenskommunikation und Medien in der Sparkasse Emsland, die Entscheidung.

KLARER PROJEKTPLAN FÜR DIE UMSETZUNG

Bei der Stadtsparkasse München wurde von Mitte Mai bis Mitte Juni 2019 zusammen mit der Firma ventuno ein Grobkonzept mit einem detaillierten Migrationsszenario erarbeitet. »Ein Ergebnis dieser Vorarbeiten war die Entscheidung, die über 6.000 Inhalte in einem Parallelbetrieb des alten und neuen Intranets sukzessive zu migrieren«, so Frank Leuner, Internet-Manager Plattformen der Stadtsparkasse München. Nach der Basiskonfiguration begann im Oktober 2019 der Umzug der ersten Inhalte durch den externen Dienstleister ventuno. Sebastian Drees von der Sparkasse Emsland stand mit seinem Team vor der großen Herausforderung, die Inhalte aus dem Altsystem noch zu erhalten. »Aufgrund der hohen Anzahl an über 35.000 Dokumenten und Veröffentlichungen haben wir uns im Projekt entschieden, die Inhalte zu archivieren und diese über einen eigenen Navigationspunkt als externe HTML-Seiten zur Verfügung zu stellen«, beschreibt Sebastian Drees die Vorgehensweise.

Frank Leuner Internet-Manager Plattformen, Stadtsparkasse München »Positiv hervorzuheben ist die ICM mobile-App. Die App ermöglicht es uns, einfach und schnell Videos inklusive Ton für alle Mitarbeiter zu veröffentlichen.«

ERFOLGREICHER PARALLELBETRIEB IN MÜNCHEN

In der Stadtsparkasse München fand der erfolgreiche Live-Betrieb der neuen Intranetlösung mit gleichzeitigem Einsatz von ICM mobile im November 2019 statt. Ab diesem Zeitpunkt lief ICM im Parallelbetrieb mit dem alten Intranet-Portal, während die Inhalte paketweise migriert wurden«, beschreibt Frank Leuner den zwischenzeitlichen Parallelbetrieb. Die neuen Inhalte wurden nach dem »Go-Live« nur noch im ICM veröffentlicht. Über Verlinkungen wurde temporär auf noch nicht migrierte Inhalte im Altportal verwiesen. »Die Datenmigration wurde schließlich im Mai 2020 abgeschlossen. Nach Archivierung der Daten und Abschaltung des Altsystems wird das Projekt bis Ende Juli 2020 planmäßig beendet«, blickt Frank Leuner auf einen der wichtigsten Meilensteine des Projekts.

HOHE QUALITÄT GEWÄHRLEISTEN

Bei der Sparkasse Emsland wurde die Einführungsunterstützung durch die Sparkassen Consulting verantwortet. Das Kernprojektteam in der Sparkasse Emsland bestand aus sechs Mitarbeitern, zu denen weitere Spezialisten zeitweise hinzugezogen wurden. Bis zu 50 Autoren sowie IT-Mitarbeiter und Mitarbeiter der Marketingabteilung waren am Projekt beteiligt. Die Autoren wurden vom Team der Sparkassen Consulting und der Projektleitung vor Ort geschult. »Uns war besonders wichtig, dass die Informationen im Intranet eine hohe Qualität und gleichbleibende Struktur haben. Aus diesem Grund haben wir das Veröffentlichen und Verfassen der Inhalte auf wenige Mitarbeiter in den Fachbereichen beschränkt«, so Sebastian Drees von der Sparkasse Emsland. Das Institut stellte allen Mitarbeitern die neue Intranet-Anwendung unter dem Namen ILSE (Intranet Lösung Sparkasse Emsland) Ende September 2019 zur Verfügung. Mit dem »Live-Gang« von ILSE wurde auch das Altsystem zum Jahresende abgeschaltet. Für die Sparkasse Emsland war die Einführung des ICM der richtige Schritt zur richtigen Zeit. »Wir haben damit die Grundlage geschaffen, unsere IT-Infrastruktur zu standardisieren und aufeinander abzustimmen«, ist sich Sebastian Drees sicher. Lobende Worte findet der Kommunikationsleiter für die Unterstützung durch die Sparkassen Consulting und die kurzen Kommunikationswege über den Dienstleister zur FI. Für die Zukunft wünscht sich das Institut aus dem Emsland u.a. noch Verbesserungen bei der Navigation, der Darstellung von Grafiken, eine prominentere Einbindung von Social-Media-Inhalten sowie noch einfachere Veröffentlichungs-Workflows für ICM-Autoren.

MIT DER APP AUCH MOBIL INFORMIERT

Für die Sparkassenmitarbeiter aus München ist das ICM die zentrale Wissens- und Informationsplattform. Alle Informationen werden über festgelegte Dokumenttypen durch die Autoren empfängerorientiert veröffentlicht. Zusätzlich stehen über die Funktion Team-Workspaces sogenannte geschützte Bereiche zur Verfügung, in denen nur bestimmte Personengruppen Informationen einsehen können. Parallel zum Start der Browserversion wurde die ICM-App eingeführt. Insbesondere in den Zeiten während der Corona-Pandemie hat die mobile ICM-Version eine enorme Flexibilität und Unabhängigkeit von den stationären Arbeitsplätzen gebracht. »Die Vorteile von ICM mobil liegen ganz klar in der ortsunabhängigen Information auch abseits vom stationären PC-Arbeitsplatz«, erklärt Frank Leuner aus München den Nutzen der App.

KOLLABORATION MIT TEAMROOM ALS NÄCHSTES PROJEKT

Neben einem Projektkernteam von sechs Personen waren in der Sparkasse an der Isar weitere 12 Personen in unterschiedlichem Umfang im Projektteam tätig. Auch über 200 Fachautoren waren bei der jeweiligen Planung der Migrationspakete und bei der nachträglichen Qualitätssicherung beteiligt. Durch die komplett extern durchgeführte, manuelle Datenmigration und die Qualitätssicherung durch das Projektteam konnten die Fachautoren in ihrer täglichen Arbeit weitgehend entlastet werden. Nach der Einführung von ICM steht auch schon das nächste Vorhaben für die Münchener fest: In der Stadtsparkasse wird das bisherige webbasierte Dokumentenmanagementsystem im Eigenbetrieb, im Zuge einer weiteren Verlagerung des IT-Betriebs zur FI, auf das Produkt »Office_neo Teamroom« migriert. »Damit legen wir die Grundlage für eine tiefere Zusammenarbeit in der Sparkasse auf Basis der Office_neo-Produktfamilie. Dies ist eine sinnvolle Ergänzung zur Informations- und Wissensplattform ICM«, erklärt Frank Leuner den Nutzen der beiden Lösungen für die Sparkasse.