Neuer Postfachvertrag fürs ePostfach

Einfacher & übersichtlicher

Der neue Postfachvertrag fürs ePostfach von Privatkunden kommt! Mit OSPlus-Release 20.1 Ende dieses Jahres startet dazu die Migration mit ausgewählten Instituten; der Rollout in Serien ist für 2021 geplant. Welche Vorteile der Postfachvertrag für Sparkassen und deren Kunden mit sich bringt, erläutert dieser Artikel.

22 Millionen Sparkassenkunden haben es: das »Elektronische Postfach« – kurz ePostfach – in der Internet-Filiale. Hier erhalten die Online-Banking-Teilnehmer bequem und rechtssicher unter anderem Kontoauszüge, Vertragsdurchschriften, AGB-Änderungen oder Kreditkarten- und Wertpapier-Abrechnungen, digital zugestellt. Das ePostfach hat sich in den vergangenen Jahren zur medialen Drehscheibe in der Kundenkommunikation der Sparkassen-Finanzgruppe entwickelt. Denn es verbindet Sparkassen, Landesbanken und angeschlossene Verbundpartner im Informationsaustausch mit dem Kunden und schafft die Basis für den digitalen und dennoch persönlichen Kontakt zum Kunden. Bislang kann das ePostfach bei der Anlage eines Online-Banking-Vertrags (OBV) automatisch aktiviert werden. Es handelt sich hierbei technisch um einen Parameter des Online-Banking-Vertrags. Nur hierüber kann der Kunde auf das ePostfach zugreifen. Der OBV besteht zurzeit aus vier Vertragsbestandteilen: Teilnehmervertrag, Legitimationsvertrag, Personenvertrag und Kontovertrag. Der Kunde kann aber mehr als einen OBV abschließen. Alle Verträge sind dann mit anderen Anmeldedaten versehen. Je nach Zugangsdaten sieht der Kunde ggf. andere Konten und Verträge.

Warum ist nun ein neuer Postfachvertrag notwendig? Um auf zukünftige Anforderungen reagieren zu können, war dieser Schritt nötig. Ein Beispiel hierfür ist der neue »eZugang«, bei dem der Kunde Zugriff auf sein ePostfach haben soll, allerdings kein Online-Banking nutzen muss. Die Finanz Informatik hat deshalb bereits bei der Entwicklung des ePostfachs für Firmenkunden die Architektur und Administration des ePostfachs in punkto Postfachverwaltung und technische Basis neu entwickelt. Mit dem gleichzeitigen Verzicht auf das Ereignissystem als Trägersystem für Nachrichten oder Dokumente im ePostfach kann jetzt auch technisch der Zugriff auf das Kundenpostfach durch Sparkassen unterbunden werden. Dies war bisher lediglich organisatorisch durch KURS-Rechte möglich.

Was ändert sich nun konkret? Jeder Kunde erhält künftig nur einen eigenen Postfachvertrag – und bekommt somit automatisch für all seine Konten und Verträge die ihn betreffenden Unterlagen in sein persönliches Postfach zugestellt. Es wird also einfach: eine Person = ein Vertrag = ein Postfach, für alles. Die heutige Berechtigungsstruktur im Online-Banking-

Vertrag hat keinen Einfluss mehr darauf, welche Dokumente der Kunde in welchem OB-Teilnehmervertrag sieht; und die heutigen Postfachparameter bei den Teilnehmer-, Personen- und Kontoverträgen entfallen mit der Migration auf den Postfachvertrag. Dies führt zu einer Vereinfachung des Verhaltens und der Funktionen im Postfach. Gute Nachrichten für Sparkassen, denn der Aufwand für die Administration und die Komplexität reduzieren sich ebenfalls auf ein Minimum. Auch für Kunden wird die Verwaltung des Postfachs komfortabler.

Mit OSPlus_neo ganz einfach

Den eigenständigen Postfachvertrag gibt es künftig als Zusatzvertrag zum OBV, der über einen neuen OSPlus_neo-Prozess angelegt wird – entweder stationär vom Kundenberater oder direkt durch den Privatkunden in der Internet-Filiale. Für den Endkunden geht der Wechsel nahezu geräuschlos über die Bühne: Das Frontend des ePostfachs bleibt in seiner Funktion und seinem Aussehen größtenteils unverändert. Erst durch den Aufruf der Einstellungen des ePostfachs wird eine Änderung sichtbar: Der Kunde wird durch den neuen OSPlus_neo-Prozess geführt und kann dann seinen Postfachvertrag verwalten.

Nach und nach kommen neue Servicefunktionen hinzu: Seit Juli erfolgt z.B. bei E-Mail-Benachrichtigungen zu Postfacheingängen die Zusatzinformation, welche Dokumentenart eingegangen ist. Und im kommenden Jahr sollen die Kunden auch per Push-Nachricht oder SMS über neue Postfacheingänge informiert werden können.

Neu: der eZugang ohne Online-Banking-Nutzung

Nach der Migration auf den neuen Postfachvertrag können Sparkassen ihren Kunden die Nutzung des ePostfachs auch unabhängig vom Online-Banking-Vertrag anbieten: mit dem »eZugang«. Hierbei handelt es sich um einen vereinfachten Zugang zum personalisierten Bereich der Internet-Filiale der Sparkasse ohne Nutzung des Online-Bankings. Das heißt, ein Kunde muss nicht zwingend sein Konto online führen, damit er Kontoauszüge ins ePostfach zugestellt bekommt. Eine Online-Freischaltung der Konten und Verträge, deren Dokumente im ePostfach einsehbar sind, ist ebenso nicht erforderlich. Auch benötigt der Kunde für die Nutzung des eZugangs kein Sicherungsverfahren. Es liegt auf der Hand, dass bei diesem vereinfachten und dennoch sicheren Verfahren die Nutzung des ePostfachs deutlich intensiviert werden kann.

Aus Ereignissen werden »Postfach-Nachrichten«

Durch den neuen Postfachvertrag ändert sich für die Sparkasse die Vorgehensweise zur Kommunikation mit den Kunden. Denn die heutigen Postfach-Nachrichten basieren auf Ereignissen. Diese Ereignisse werden durch eine eigene, optimierte Datenhaltung abgelöst, sogenannte »Postfach-Nachrichten«. Im Rahmen der Umstellung ab OSPlus-Release 20.1 werden die bisherigen Ereignisse zu neuen Postfach-Nachrichten migriert. Ab dieser Migration können Sparkassen Dokumente nicht mehr per Anlage eines Ereignisses in das ePostfach einstellen, sondern ausschließlich über neue Schnittstellen des ePostfachs. Diese entsprechenden Schnittstellen stehen im Rahmen der Dynamischen Schnittstelle bereits seit Release 19.1 zur Verfügung und arbeiten schon heute sowohl für das alte als auch für das neue ePostfach.

Eine Ausnahme bilden Ereignisse aus der Aktiven Kundenansprache: Diese werden weiterhin aus Kampagnen, der Regelbasierten Kundenansprache und der Anlassbezogenen Aktiven Kundenansprache im ePostfach angezeigt. Weiterhin kann die Kundenansprache auch über das »Nachrichtencenter« erfolgen: Berater können hier Nachrichten an das Elektronische Postfach der Kunden versenden, archivieren und optional eine Beraterkopie anlegen. Vom Kunden gesendete Nachrichten können weiterhin im Nachrichtencenter angezeigt und beantwortet werden.

Gut vorbereitet

Ab dem OSPlus-Release 20.1 beginnt mit ausgewählten Instituten die Migration der bisher OBV-basierten Elektronischen Postfächer auf den neuen Postfachvertrag. Detailinformationen zum geplanten Migrationsvorgehen erhalten die Sparkassen rechtzeitig; Webinare sind in Vorbereitung. Konkrete Veränderungen auf Seiten des Online-Banking-Vertrages und alles Wichtige rund um den Postfachvertrag fasst das Organisations-Rundschreiben 300/2020 zusammen (siehe OSPlus-Release-Anlage 1.03.06).

Die Migration wird im kommenden Jahr 2021 in Serien durchgeführt. Zur Vorbereitung wird es im Vorfeld mehrere Prüfaktivitäten geben, die teils von den Instituten und teils von der FI durchzuführen sind. Außerdem erhalten die Sparkassen einen Administrations-Leitfaden, der die erforderlichen Aktivitäten (CMS, OSPlus_neo-Prozesse etc.) beschreibt, die bis zur Migration von den Instituten abgeschlossen sein müssen.

Der Aufwand lohnt sich auf jeden Fall: Die vereinfachte Administration und Verwaltung wird für Sparkassen und deren Kunden deutlich zu spüren sein. Alles wird einfacher und übersichtlicher. Schon heute kann das ePostfach alle gängigen Dokumente zusätzlich zu den Kontoauszügen empfangen (siehe Infokasten). Sparkassen und angeschlossene Verbundpartner profitieren von einer vollumfänglichen Nutzung und unterstützen so die Digitalisierungsstrategie der Sparkassen-Finanzgruppe.

Die konstante Weiterentwicklung des ePostfachs festigt es auch künftig als Kommunikationsplattform zwischen den Instituten und ihren Kunden und intensiviert die Kundenbeziehung durch den direkten Dialog zwischen Berater und Kunde.