Mit Abstand gut beraten

Die neue Corona-Plattform für alle Fachbereiche

In einer kritischen Situation ist die Sparkassen-Finanzgruppe ganz besonders auf die schnelle und direkte Kommunikation angewiesen: Aus dem Deutschen Sparkassen- und Giroverband (DSGV), den Regionalverbänden und den Verbundunternehmen zu den Sparkassen und natürlich auch umgekehrt. Denn Informationsstände aus Politik und Verwaltung können sich täglich, manchmal sogar stündlich, ändern, wie die aktuelle Corona-Pandemie deutlich vor Augen führt.

ITmagazin 2/2020

Derartige »Großwetterlagen« zeigen jedoch auch, dass die Kommunikationswege in der Gruppe noch besser vernetzt und zudem beschleunigt werden müssen. Im Auftrag des DSGV-Krisenstabes ist deshalb kurzfristig eine zentrale, verbundweite interaktive Plattform unter wesentlicher Mitverantwortung der Regionalverbände aufgebaut worden. Sie ist seit dem 30. März 2020 livegeschaltet und dient seitdem der Fachkommunikation zu den Instituten zu allen Fragen und Themen rund um Corona und dem direkten Austausch zwischen Spezialisten aller Ebenen aus der gesamten Gruppe.

Informationen für alle Ebenen

Typischerweise führt eine Krisensituation zuallererst zu Unsicherheit – viele offene Fragen stehen plötzlich im Raum. Die Corona-Plattform ist deshalb bewusst für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachbereiche erstellt worden. Wichtigstes Ziel ist die effiziente Information der einzelnen Sparkassen, verbunden mit der Möglichkeit, Fragen direkt zu stellen oder über eine FAQ-Datenbank schnell Antworten zu bereits bearbeiteten Fragestellungen einzusehen. Adressatengerecht aufbereitete Informationen sind hier zu finden: Von Kredit- und Payment-Themen, über personal- und tarifrechtliche bis hin zu aufsichtsrechtlichen Themen – um nur einige Beispiele zu nennen.

Frank Trojahn
Referat IT-Regulatorik, DSGV

»Der organisatorische und technische Aufbau der Corona-Plattform und die Besetzung der Redaktionsteams mit rund 130 Fachexperten aus allen Regionalverbänden gelang innerhalb von zwei Wochen – koordiniert ausschließlich über Webkonferenzen und größtenteils aus dem Homeoffice.«

Achim Knell
Abteilungsdirektor Organisation, Prozesse und IT, RSGV

»Die Corona-Plattform stellt ein gutes Beispiel dar, wozu die Sparkassenorganisation in der Lage ist, wenn es notwendig ist.«

Andreas Heuer
Geschäftsbereichsleiter Betrieb, SVN

»Leider musste erst die Covid-19-Pandemie den Anstoß geben, damit eine echte Kollaborations-/Zusammenarbeitsplattform organisiert und in kürzester Zeit funktionsfähig auf die Beine gestellt werden konnte. Wir benötigen jetzt einen kräftigen Schub, um zu einer viralen Verbreitung und Nutzung in allen Strukturen unserer Verbundorganisation zu gelangen. Das könnte auch wegweisend für das Projekt ›Sparkasse reloaded‹ sein.«

 

Die aus den Sparkassen gestellten Fragen werden in dezentralen Redaktionsteams beantwortet. Rund 130 Experten aus den Verbänden und den Verbundunternehmen, aufgeteilt auf zehn Kategorien und zwölf Teams, sorgen für die bestmögliche Beantwortung der eingehenden Fragen, inklusive der so wichtigen Information und Dokumentation. Die zwölf Teams arbeiten dezentral, sind jedoch gruppenübergreifend untereinander vernetzt. Der Grund dafür ist einfach: Wurde eine Kategorie auf der Corona-Plattform falsch ausgewählt, sorgen die Teams für die korrekte Themenzuordnung, damit der Fragesteller dennoch eine qualitativ hochwertige und vor allem schnelle Antwort erhält.

»Die Einführung der Corona-Plattform war durch Office_neo SharePoint recht einfach; die Berechtigungen dazu im Haus schnell verteilt. Neu war dagegen die Fülle der Informationen: in den einzelnen Clustern und in den Diskussionsforen. Aber genau das ist der Mehrwert dieser dynamischen Lösung – sie ist übersichtlich, bei Bedarf aber auch detailliert. Und sie fördert den Austausch der Sparkassen untereinander.«

Anneliese Grendel
Abteilung Organisation und Prozessoptimierung, Sparkasse Emden

 

Fragen hoher Relevanz und die Antworten darauf werden, anonymisiert und kategorisiert, in einem FAQ-Bereich allen öffentlich zugänglich gemacht, sodass alle an den bereits gegebenen Informationen teilhaben und zeitraubende redundante Fragen vermieden werden können. Diskussionsforen auf der Corona-Plattform ermöglichen überdies allen Sparkassen, inklusive der sphärenübergreifend besetzten internen Redaktionsteams untereinander, den bundesweiten, unmittelbaren Austausch. Dieser Aspekt der sogenannten »Schwarmintelligenz« ist nicht zu unterschätzen: So erreichen Anregungen, Ideen und Problemlösungen alle Sparkassen bundesweit – und zwar in Echtzeit. Durch das Zusammenführen des Expertenwissens aus allen Regionen wird überdies in den Redaktionsteams eine Vertretungssicherung und Ausfallsicherheit erreicht. Ein gerade in Krisensituationen oftmals entscheidender Punkt.

Lydia Raters
Referat Geschäftsprozessmanagement IT/Org, DSGV

»Mitarbeiter der Sparkassen haben in den Diskussionsforen die so noch nie da gewesene Möglichkeit, sich untereinander, unmittelbar und in Echtzeit auszutauschen. So erreichen Anregungen, Ideen und Problemlösungen zu den Herausforderungen rund um die Corona-Krise alle Sparkassen bundesweit.«

Holger Dietz
Abteilungsdirektor Betrieb und IT, SGVHT

»Auch wenn der Anlass kein schöner ist: Die Corona-Plattform ist eine ideale Gelegenheit zu zeigen, wie mit moderner Technik verbandsübergreifend eine Unterstützung der Sparkassen aussehen kann.«

 

Technische Grundlage: die SharePoint-Plattform der FI

Es liegt auf der Hand, dass ein schneller, interaktiver Informationsaustausch einer entsprechenden technischen Basis bedarf. Auch in diesem Fall griff man auf die Office_neo SharePoint-Plattform der Finanz Informatik zurück, die sich bereits in ähnlichen bundesweiten Einsätzen – zum Beispiel bei der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – bewährt hat. Denn SharePoint, laut Eigendarstellung von Microsoft das »mobile, intelligente Intranet«, steht genau für die Anforderungen, die hier notwendig waren: Inhalte teilen und nahtlos zusammenarbeiten.

Für den Zugang zu der Plattform können beliebig viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sparkassen durch die jeweilige Organisations- bzw. IT-Abteilung im »Dezentralen Administrationswerkzeug (DAW)« der FI eingerichtet werden. Eine darüber hinausgehende separate Freischaltung von Nutzern für die Corona-Plattform innerhalb des Share-Point-Systems ist nicht erforderlich. Die Plattform kann einfach über einen Browser unter https://teamroom.cloud.f-i.de/fi/infoboard/corona/faq  aufgerufen werden; eine Administrationsanleitung sowie ein Benutzerleitfaden stehen selbstverständlich zur Verfügung.

Gut zu wissen: Die Nutzung der Corona-Plattform verursacht keine Kosten. Überdies ist sie ausgesprochen leistungsfähig aufgebaut und lässt bis zu 10.000 Zugriffe gleichzeitig zu.

FAQS ZUR CORONA-PLATTFORM

Welche Inhalte gibt es?

In zehn Themenbereichen werden aktuelle Informationen aus den Arbeitspaketen im Krisenstab der Sparkassen-Finanzgruppe unmittelbar eingestellt. Im Fokus stehen Hinweise zu Liquiditätshilfen, Fördermitteln und zum Online-Banking, aber auch zum Arbeits- und Gesundheitsschutz in den Instituten. Weitere Informationsquellen sind:

• DSGV-Rundschreiben mit Corona-Bezug,

• ausgewählte Inhalte aus der Kommunikatoren-Plattform Tixxt,

• Fachinformationen der Regionalverbände,

• Fachinformationen der Verbundunternehmen wie z. B. das Kundenportal der FI.

Welchen Nutzen bringt die Plattform?

Der größte Nutzen liegt auf der Hand: Aktuelle Fragen zum Umgang mit der Pandemie und ihren Folgen werden nicht zwölfmal parallel von den Verbänden oder gar 377 Mal von den Sparkassen aufwendig und ineffizient bearbeitet, sondern gebündelt für alle gestellt und beantwortet. Zudem werden alle Fragen in kürzester Zeit, zum Großteil direkt am gleichen Tag, beantwortet.

Wie oft wurde die Plattform bisher genutzt?

Alle 377 Sparkassen sind zum kostenfreien Zugriff auf die Plattform berechtigt. Bisher gibt es rund 9.000 Nutzer insgesamt, die rund 270 Fragen und entsprechend viele Antworten generiert haben. Diese Inhalte sind im Bereich FAQ einsehbar.

Wie ist die Plattform organisatorisch aufgebaut?

Der Aufbau und die laufende Organisation der Plattform erfolgt durch ein Kernteam bestehend aus Lydia Raters und Frank Trojahn vom DSGV, Andreas Heuer vom Sparkassenverband Niedersachsen (SVN), Achim Knell vom Rheinischen Sparkassen- und Giroverband (RSGV) und Holger Dietz vom Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen (SGVHT).

Rund 130 Fachexperten aus dem DSGV, allen Regionalverbänden und Verbundunternehmen beantworten als Redakteure die eingehenden Fragen der Sparkassen. Dazu gibt es einen regelmäßigen, bei Bedarf täglichen Austausch der Redaktionsteams zur aktuellen Lage, zur Informationsbereitstellung und Beantwortung von Fragen.

Und, auch das sollte nicht unerwähnt bleiben:

Der gesamte Aufbau, die Organisation und alle Abstimmungen erfolgen virtuell unter Nutzung von Video-, Websharing- und Telefonkonferenz-Technik. Denn natürlich sind auch die Redakteure über ganz Deutschland verteilt und die meisten arbeiten im Homeoffice.