Elektronischer Safe

Sicher ist Sicher - vom digitalen Briefkasten zur strukturierten Ablage

Das Elektronische Postfach ist ein wichtiger Baustein im Zusammenspiel der Vertriebskanäle. Denn die Erwartungen der Kunden steigen, auch online mit der Sparkasse Kontakt aufnehmen und ein umfassendes Service-Angebot nutzen zu können. Daher hat die Finanz Informatik in enger Zusammenarbeit mit dem DSGV und Regionalverbänden das ePostfach in den vergangenen Jahren konsequent ausgebaut: In diesem Frühling kommt nun die optionale Ergänzung: der »Elektronische Safe« – ein weiteres Modul, um den Kunden langfristig an die Sparkasse zu binden.

ITmagazin 1/2018

Technische Entwicklungen haben eine nachhaltige Veränderung des Kundenverhaltens eingeleitet:

Mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets sind zu ständigen Begleitern geworden und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Es liegt nahe, dass Kunden auch über diese Medien ihre Bankgeschäfte abwickeln möchten – überall, jederzeit und natürlich sicher. Vor diesem Hintergrund gewinnen für mobile Endgeräte optimierte Formen der Kundenansprache zunehmend an Bedeutung. Und Banken und Sparkassen haben die Aufgabe, das Zusammenspiel aller Kommunikationswege mit konsistent verfügbaren Daten nahtlos zu realisieren.

Ein digitales Postfach
Das Elektronische Postfach (ePostfach) ist eine wichtige Komponente einer adäquaten Online-Kundenbetreuung und in der Internet-Filiale der Finanz Informatik integriert. Als strategische Lösung der Sparkassen-Finanzgruppe wurde und wird es konsequent ausgebaut, um die Reichweite und Intensität der Nutzung zu erhöhen. Längst hat es sich zu einer Drehscheibe für die Kommunikation entwickelt, die den Austausch von Informationen mit dem Online-Kunden in der Internet-Filiale bündelt. Und das auch für sensible und sicherheitsrelevante Dokumente – das stellt einen wesentlichen Vorteil gegenüber der normalen E-Mail-Kommunikation dar. Mit der eingebundenen DMS-Langzeitablage können verschiedene Unterlagen dauerhaft abgelegt werden, darunter Kontoauszüge, Wertpapierdokumente, Kreditkartenabrechnungen oder persönliche Nachrichten. Die ins ePostfach eingestellten Dokumente gelten als juristisch zugegangen, sodass zum Beispiel bei einem ungelesenen Kontoauszug auf den sogenannten Zwangsversand verzichtet werden kann. Das spart Kosten, da der Logistikaufwand, der Papierverbrauch und die Portokosten sich verringern. Damit ist das ePostfach nicht nur wichtiger Kommunikationskanal zum Kunden, sondern auch ein Medium, um Einsparungspotenziale zu realisieren, das Online-Banking funktional zu erweitern und somit den Kundennutzen zu erhöhen.

Safe inklusive
Die Digitalisierung ist in (fast) allen Lebensbereichen angekommen. Jeden Tag werden unzählige digitale Daten »produziert«, verschickt und... Ja, was passiert dann mit diesen Daten? Die Speicherkapazität der Mobile Devices ist begrenzt und oft schnell ausgeschöpft. Dann steht der Nutzer vor der Entscheidung: Löschen: ja oder nein? Es liegt nahe, dass der Bedarf an digitalen Speichermöglichkeiten steigt. Die zunehmende Zahl von Anbietern für Cloud-Dienste, die Lösungen zum Ablegen von Bildern, Multimediadaten und Dokumenten anbieten, ist ein Beleg dafür. Gleichzeitig erhöht sich das Sicherheitsbedürfnis beim Kunden – möchte er seine Daten doch gut aufgehoben wissen, insbesondere wenn es um wichtige Unterlagen geht. 
Im Angebot der Sparkassen kann der »Elektronische Safe« die bisher bestehende Lücke schließen: Kunden, die eine sichere und langfristige Ablage für zum Beispiel vertrauliche Dokumente suchen, gehören ebenso zur Zielgruppe wie Kunden, die in ihrem ePostfach die Speichermöglichkeiten ausgeschöpft haben oder gar nicht mehr über Festplatte & Co. verfügen. Der Elektronische Safe ist eingebettet in eine inländische IT-Infrastruktur innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe und die Dokumentenablage erfolgt nach deutschem Datenschutzstandard. Er ist eine optionale Erweiterung zum ePostfach. In seinem Elektronischen Safe kann der Kunde eigene Dokumente in beliebigen Formaten einstellen oder von seiner Sparkasse oder von Verbundpartnern in das ePostfach eingestellte Dokumente dorthin verschieben – in vordefinierte oder neue angelegte Ordner. Die Speicherung der Dokumente erfolgt verschlüsselt in einer vor fremdem Zugriff geschützten Datenbank. Die »Öffnung« des Safes kann gesondert durch eine »Session-TAN« gesichert werden.

Einfacher Zugang

Die Einrichtung und Bearbeitung des Elektronischen Safes ist mit dem neuen OSPlus_neo-Prozess schnell und komfortabel möglich. Um die Umsetzung im Rahmen einer Direkteinführung zu unterstützen, wurden im Zeitraum von September 2017 bis Januar 2018 begleitend zum OSPlus- Release 17.1 mehr als 30 Webinare zum Elektronischen Safe durchgeführt. Über 250 Sparkassen haben die Gelegenheit genutzt, sich mit Informationen zu den administrativen und konzeptionellen Vorbereitungen zu versorgen.
In diesem Frühjahr wird der »Elektronische Safe« für die Nutzung freigeschaltet. Einige Institute haben im Vorfeld an der Pilotierung teilgenommen. Die Sparkasse Essen und die Kreissparkasse Ludwigsburg geben einen kurzen Einblick in ihre Beweggründe, den Elektronischen Safe einzusetzen, und berichten von ihren Erfahrungen aus der Pilotierung . 
Zuvor ordnet Dr. Joachim Schmalzl, Geschäftsführendes Vorstandsmitglied beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband, die neue Lösung in die digitale Agenda der Sparkassen-Finanzgruppe ein und zeigt die Chancen auf, die sich den Sparkassen eröffnen. Und Andreas Schelling, Mitglied der FI-Geschäftsführung und verantwortlich für das Ressort Anwendungsbereitstellung, bringt es auf den Punkt, welche Vorteile der Elektronische Safe gegenüber Markt-Cloud-Lösungen hat und gibt einen kurzen Ausblick auf weitere Entwicklungen .